ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP KORESPONDENSI ELEKTRONIK DI BAGIAN SEKRETARIAT DINAS PENANAMAN MODAL DAN PELAYANAN TERPADU SATU PINTU KOTA SURABAYA

Kirana Pramudita Marwani Oktavia, Waluyo, S.S., M.Hum

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip korespondensi elektronik di Bagian Sekretariat Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kota Surabaya. Dalam konteks transformasi digital di sektor pemerintahan, arsip korespondensi elektronik menjadi bagian penting dalam mendukung kelancaran administrasi, transparansi, dan akuntabilitas layanan publik. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus, melalui observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka. Analisis dilakukan berdasarkan siklus pengelolaan arsip elektronik menurut Read dan Ginn yang meliputi penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, serta disposisi.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip korespondensi elektronik di DPMPTSP Kota Surabaya telah diterapkan melalui penggunaan aplikasi eSurat sebagai media utama untuk penciptaan, penyimpanan, distribusi, dan temu balik arsip. Meskipun demikian, implementasi sistem ini masih menghadapi sejumlah kendala. Di antaranya adalah komitmen pegawai dalam menggunakan aplikasi, serta belum optimalnya pemanfaatan integrasi eSurat dengan sistem eArsip, khususnya dalam tahapan penyusutan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Praktik pencetakan surat elektronik untuk disimpan dalam bentuk fisik juga masih dilakukan, yang menunjukkan bahwa transisi penuh menuju sistem digital belum tercapai. Temuan ini mengindikasikan perlunya perbaikan dalam aspek pengelolaan arsip, seperti penyusunan regulasi internal yang lebih tegas, serta penguatan sistem dan infrastruktur digital untuk memastikan keamanan, efisiensi, dan keteraturan arsip korespondensi secara berkelanjutan

This study aims to analyze the management of electronic correspondence records in the Secretariat Division of the Office of Investment and One-Stop Integrated Services (DPMPTSP) of Surabaya City. Within the context of digital transformation in the public sector, electronic correspondence records play a crucial role in supporting administrative efficiency, transparency, and accountability in public services. This research employs a qualitative approach with a case study method, utilizing observation, interviews, documentation, and literature review. The analysis is based on the electronic records management cycle proposed by Read and Ginn, which encompasses creation and storage, distribution and use, maintenance, and disposition.

The findings indicate that the management of electronic correspondence records in DPMPTSP Surabaya has been implemented through the use of the eSurat application, which serves as the primary platform for the creation, storage, distribution, and retrieval of records. However, the implementation still faces several challenges, including limited employee commitment to consistently using the application and the suboptimal utilization of the eSurat integration with the eArsip system, particularly in the disposition stage according to the Records Retention Schedule (JRA). Furthermore, the continued practice of printing electronic correspondence for physical filing demonstrates that a full transition to a digital system has yet to be achieved. These findings suggest the need for improvements in records management practices, including the formulation of stricter internal regulations and the strengthening of digital systems and infrastructure to ensure the security, efficiency, and sustainability of correspondence records management.

Kata Kunci : Arsip Korespondensi, Arsip Elektronik, Pengelolaan Arsip, eSurat