Analisis Pengelolaan Arsip COVID-19 Oleh Balai Kekarantinaan Kesehatan Yogyakarta Sebagai Sumber Informasi Masyarakat

Putri Wahyu Sugeng Rahmawati, Titi Susanti, S.S., M.P.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Balai Kekarantinaan Kesehatan sebagai instansi pencipta arsip sudah melaksanaka pengelolaan arsip, namun masih belum sempurna. Proyek akhir ini membahas tentang analisis pengelolaan arsip COVID-19 oleh BKK Yogyakarta menekankan pada pemanfaatannya. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip COVID-19 di BKK Yogyakarta menekankan pada pemanfaatannya menggunakan teori life cycle atau daur hidup arsip.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Penelitian ini menggunakan data primer dan sekunder Data primer diperoleh dari observasi non partisipatif dan wawancara mendalam. Data sekunder diperoleh dari studi pustaka dan dokumentasi. Teknik analisis data dilakukan dengan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa Pengelolaan arsip COVID-19 di BKK Yogyakarta meliputi tahap penciptaan, pemeliharaan dan pengunaan, dan pemusnahan. Bentuk pemanfaatan yang dilakukan oleh BKK Yogyakarta adalah sebagai sumber innformasi masyarakat, sumber pameran arsip UGM, dan penyelenggaraan pameran. Dalam praktiknya, BKK mengalami beberapa kendala yaitu: materi arsip terbatas, sumber daya manusia terbatas, kurangnya pengetahuan tentang teknologi informasi, dan terbatasnya anggaran.

Balai Kekarantinaan Kesehatan as an record creating agency, has implemented record management, but it is still not perfect. This final project discusses the analysis of COVID-19 archive management by the Balai Kerantinaan Kesehatan Yogyakarta, emphasizing its utilization. This study aims to analyze COVID-19 record management at the Balai Kekarantinaan Kesehatan Yogyakarta, emphasizing its utilization using the life cycle theory.

The method used in this study is qualitative with a case study approach. This study uses primary and secondary data. Primary data was obtained from non-participatory observation and in-depth interviews. Secondary data was obtained from literature reviews and documentation. Data analysis techniques included data reduction, data presentation, and drawing conclusions.

The results of this study indicate that the management of COVID-19 record at the BKK Yogyakarta includes the stages of creation, maintenance and use, and desposition. The forms of utilization carried out by the Yogyakarta BKK are as a source of information for the community, a source for UGM archive exhibitions, and the organization of exhibitions. In practice, the BKK faces several challenges, including: limited archive materials, limited human resources, lack of knowledge about information technology, and limited budget.

Kata Kunci : Arsip COVID-19, daur hidup arsip, BKK Yogyakarta