ANALISIS PENGGUNAAN SISTEM NASKAH DINAS ELEKTRONIK (SINDE) SEBAGAI ELECTRONIC DOCUMENT AND RECORDS MANAGEMENT SYSTEM (EDRMS) ARSIP KORESPONDENSI: STUDI KASUS DI LLDIKTI WILAYAH V D. I. YOGYAKARTA

Hana Shada Febiola, Titi Susanti, S.S., M.P.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini membahas mengenai penggunaan Sistem Naskah Dinas Elektronil (SINDE) sebagai Electronic Document and Record Management System (EDRMS) Arsip Korespondensi di Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah V (LLDIKTI Wilayah V). Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan alasan pemilihan aplikasi SINDE untuk mengelola arsip korespondensi, penggunaan SINDE sebagai EDRMS arsip korespondensi, kendala yang dihadapi dan alternatif perbaikan penggunaan aplikasi SINDE di LLDIKTI Wilayah V Yogyakarta.

            Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif studi kasus. Data dikumpulkan melalui wawancara semi terstruktur, observasi parsitipatif, dan studi pustaka. Analisis data dilakukan dengan tahapan pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi.

Hasil penelitian menunjukan bahwa penggunaan SINDE sebagai EDRMS arsip korespondensi memberikan manfaat bagi pengguna seperti aktivitas korespondensi menjadi lebih cepat walaupun komponen dasar belum semuanya terpenuhi. Meskipun demikian, pengguna terkadang menghadapi kendala dalam menggunakan SINDE misalnya, tidak adanya fitur untuk migrasi data dan menurunnya performa SINDE. Oleh karena itu, disarankan untuk mengembangkan fitur pada SINDE dan meningkatkan kualitas jaringan. 

This final project discusses the usability of  Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE) as an Electronic Document and Record Management System (EDRMS) for Correspondence Records at Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Region V (LLDIKTI Region V). This research aims to explain the reasons for choosing the SINDE application to manage correspondence records, the usability of SINDE as EDRMS for correspondence records, identify the obstacles and alternative improvements to the use of the SINDE application at LLDIKTI Region V Yogyakarta.        

The approach used in this research is qualitative study case method. Data were collected through semi-structured interviews, participatory observation, and literature study. Data analysis was carried out with the stages of data collection, data reduction, data presentation, and drawing conclusion/verification.

The results showed that the usability of SINDE as EDRMS for correspondence records provides benefits for users such as faster correspondence activities even though the basic components have not all been fulfilled. However, users sometimes face obstacles in using SINDE, for example, the absence of features for data migration and the decline in SINDE's performance. Therefore, it is recommended to develop features on SINDE and improve network quality.

Kata Kunci : Arsip Korespondensi, Electronic Document and Record Management System, Sistem Naskah Dinas Elektronik