Pengolahan Arsip Kartografi Tata Guna Tanah dan Tata Ruang Kabupaten Sleman di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman

Della Mutia, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Arsip kartografi tata guna tanah dan tata ruang merupakan arsip hasil akuisisi dari Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Kabupaten Sleman berjumlah 335 lembar. Arsip tersebut berisi informasi mengenai pola guna tanah, pemanfaatan ruang kota, pengukuran dan pemetaan kota, rencana terperinci wilayah, harga tanah, wilayah administrasi, kepadatan penduduk, sarana dan prasarana jalan kota, dan peta rupa bumi digital yang dapat digunakan sebagai sumber informasi. Arsip tersebut diakuisisi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman namun tidak dilengkapi dengan dokumen pendukung berupa berita acara serah terima dan daftar arsip sehingga perlu dilakukan rekonstruksi arsip. Proyek akhir ini bertujuan untuk menjelaskan gambaran bagaimana pengolahan arsip kartografi tata guna tanah dan tata ruang Kabupaten Sleman.

Proyek akhir ini menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif. Data penelitian dikumpulkan dengan metode studi pustaka, observasi, dan wawancara. Studi pustaka dilakukan dengan meninjau literatur yaitu buku, jurnal, dan produk hukum. Observasi dilakukan dengan cara mengamati secara langsung kondisi lapangan namun tidak terlibat secara aktif dalam kegiatan yang terjadi di lapangan. Wawancara dilakukan dengan menyiapkan pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan topik. Wawancara dilakukan oleh dua narasumber yaitu arsiparis ahli muda pada tim kerja pengelolaan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman.

Pengolahan arsip kartografi tata guna tanah dan tata ruang dilakukan pada tahun 2022 dan menghasilkan sarana bantu penemuan kembali berupa daftar arsip kartografi. Pengolahan dilakukan melalui tahapan pemilahan dengan cara memisahkan arsip dan salinan, deskripsi untuk menguraikan isi informasi arsip secara utuh, pembuatan pengaturan skema klasifikasi berdasarkan prinsip provenance dan subjek arsip untuk menjaga arsip tersebut tetap dalam satu kesatuan pencipta dan memiliki subjek yang sama, manuver dan penomoran kartu deskripsi, manuver berkas dan pemberian nomor definitif, penataan dan penyimpanan arsip, pelabelan, dan pembuatan daftar arsip kartografi sebagai sarana temu kembali arsip.

Cartographic archives of land use and spatial planning are archival acquired from Tata Pemerintahan Sekretariat Daerah Kabupaten Sleman, totalling 335 sheets. These archives contain information regarding land use patterns, urban space utilization, urban surveying and mapping, detailed regional planning, land value, administrative regions, population density, urban road infrastructure, and digital topographic maps that can be used as sources of information. The acquisition process of the cartographic archives of land use and spatial planning in Sleman Regency was not supported by accompanying documents such as handover reports and archive list, thus requiring archival reconstruction. This final project aims to describe how the cartographic archives of land use and spatial planning in Sleman Regency are described and arranged.

This final project uses a qualitative descriptive research method. Data were collected through literature study, observation, and interviews. The literature study involved reviewing references such as books, journals, and legal documents. Observation was carried out by directly observing field conditions without actively participating in ongoing activities. Interviews were conducted using a set of prepared questions related to the topic. Two informants were involved in the interviews, both of whom are young expert archivists from the archives management team at The Library and Archives Service of Sleman Regency

The arrangement and arrangement of the cartographic archives of land use and spatial planning was conducted in 2022 and resulted in the creation of a finding aid in the form of a cartographic archive list. The arrangement and description included several stages: sorting by separating original archives from copies; description to capture the information contained in the archives; arrangement of a classification scheme based on the principle of provenance and the subject of the archives to ensure that they remain within the same creator entity and share a common subject; maneuvering and numbering of description cards; maneuvering of files and assignment of definitive numbers; arrangement and storage of the archives; labeling; and creation of cartographic archive list as a finding aid.

Kata Kunci : arsip kartografi, tata guna tanah dan tata ruang, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman