Analisis Perlindungan dan Pengamanan Akta Pencatatan Sipil sebagai Arsip Vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya
Afifah Wulandari, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A.
2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi
Penelitian ini membahas tentang Analisis Perlindungan dan Pengamanan Akta Pencatatan Sipil sebagai Arsip Vital di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya. Akta pencatatan sipil merupakan hasil kegiatan pencatatan sipil yang dari tahun ke tahun terus mengalami kerusakan fisik. Lokasi gedung memiliki potensi bencana banjir, kebakaran, dan pencurian yang dapat mengganggu aktivitas pelayanan publik dan hilangnya hak masyarakat dalam mendapatkan identitas hukum jika informasi kependudukan hilang. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui bagaimana identifikasi akta pencatatan sipil sebagai arsip vital yang dianalisis berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2005 dengan analisis organisasi, analisis risiko, dan analisis hukum. Mengetahui metode perlindungan dan pengamanan yang dilakukan berupa duplikasi, dispersal, atau vaulting. Proyek akhir ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi partisipatif, wawancara semi terstruktur, dan studi pustaka.
Penelitian ini menghasilkan bahwa melalui analisis organisasi, analisis risiko, analisis hukum akta pencatatan sipil yang disimpan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya dikategorikan sebagai arsip vital. Metode perlindungan dan pengamanan telah dilakukan dengan menerapkan alih media, dapat dikategorikan sebagai duplikasi digital. Belum adanya pengamanan lebih lanjut setelah proses alih media. Sumber daya manusia dalam pelaksanaan mengalami kekurangan. Sarana dan prasarana belum dioptimalkan dalam penggunaan. Pengamanan dilakukan dengan menyediakan records center, CCTV, AC, lemari roll o’pack dan rutin fumigasi setiap enam bulan sekali.
This research discusses
the analysis of the protection and security of civil registration certificates
as vital records at Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya.
Civil registration certificates are the result of civil registration activities
and have experienced increasing physical degradation over the years. The office
building is located in an area with potential risks of flooding, fire, and
theft, which could disrupt public services and loss of citizens' rights to
legal identity if population data is lost. The aim of this study is to examine
how civil registration certificates are identified as vital records, based on
the National Archives of the Republic of Indonesia Regulation Number 6 of 2005
through organizational analysis, risk analysis, and legal analysis. This
research also aims to explore the methods of protection and security applied,
including duplication, dispersal, or vaulting. This final project uses a
qualitative method with a case study approach. Data were collected through participatory
observation, semi-structured interviews, and literature study.
The results of the study indicate that based on organizational, risk, and legal analyses, civil registration certificates stored by Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya are categorized as vital records. Protection and security efforts have been implemented through media conversion, categorized as digital duplication. However, there is no advanced security system in place following the media conversion process. Human resources are limited, and the facilities and infrastructure have not been fully optimized. Security measures include the provision of a records center, CCTV, air conditioning, roll o’pack storage cabinets, and routine fumigation every six months.
Kata Kunci : Akta Pencatatan Sipil, Perlindungan dan Pengamanan, Arsip Vital, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya
