Penggunaan Arsip Perguruan Tinggi Swasta di Tim Kerja Kelembagaan LLDIKTI V Yogyakarta

Aqilah Dika Hashifah Rusydi, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini secara umum membahas mengenai penggunaan arsip yang dilakukan oleh Tim Kerja Kelembagaan LLDIKTI V Yogyakarta pada arsip perguruan tinggi swasta (PTS). Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan praktik penggunaan arsip perguruan tinggi swasta berdasarkan tugas dan nilai guna ALFRED, menganalisis instrumen penggunaan arsip PTS menurut Patricia C. Frank serta menganalisis kendala dalam praktik penggunaan arsip perguruan tinggi swasta di Tim Kerja Kelembagaan. 

Penelitian Proyek Akhir ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi partisipatif, wawancara, dan studi pustaka. Wawancara dilakukan dengan dua narasumber yaitu pengelola arsip tim kerja kelembagaan dan pengelola arsip di record center. Observasi partisipatif dilakukan dengan berpartisipasi dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi swasta. Studi pustaka melalui literatur berupa buku, jurnal, arsip, serta sumber informasi yang berkaitan dengan topik penelitian. 

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa arsip PTS digunakan tim kerja kelembagaan dalam melaksanakan tugasnya yang mengandung nilai administratif dan nilai hukum yang signifikan sebagai dasar verifikasi dalam penyusunan surat rekomendasi serta bukti dukung yang sah dalam proses hukum. Praktik pengelolaan arsip yang dilakukan masih bersifat konvensional dengan sistem penyimpanan kombinasi yaitu numerik (berdasarkan nomor induk perguruan tinggi) dan kronologis, serta upaya digitalisasi yang bersifat parsial. Kendala dalam penggunaan arsip PTS dapat diidentifikasi pada sumber daya manusia kearsipan dan kebijakan institusi. Terbatasnya sumber daya manusia kearsipan, baik dari segi pemahaman maupun kuantitas, serta kebijakan pengelolaan arsip institusi yang belum terpadu mengakibatkan kurangnya efisiensi dalam pengelolaan arsip. Perbaikan yang dapat dilakukan adalah dengan meningkatkan keterampilan, pemahaman, serta kesadaran akan pentingnya arsip di institusi. 

This final project generally discusses the use of records by the LLDIKTI V Yogyakarta Institutional Working Team on private college (PTS) records. This study aims to explain the practice of using private college records based on the tasks and values of ALFRED, analyze the instruments for using PTS records according to Patricia C. Frank's, and analyze the obstacles in the practice of using private college records in the Institutional Working Team. 

This final project research uses a qualitative research method with a case study approach. Data collection techniques were carried out through participatory observation, interviews, and literature studies. Interviews were conducted with two sources, namely the institutional working team records manager and the records manager at the record center. Participatory observation was carried out by participating in the management of private college records. The literature review was conducted through books, journals, archives, and other sources of information related to the research topic. 

The results of this study indicate that PTS records are used by the institutional working team in carrying out their duties, which contain significant evidentiary and legal value as a basis for verification in the preparation of recommendation letters and valid supporting evidence in legal processes. Records management practices are still conventional, using a combination of numerical (based on the university's registration number) and chronological storage systems, as well as partial digitization efforts. Challenges in using PTS records can be identified in archival human resources and institutional policies. The limited human resources in archiving, both in terms of understanding and quantity, as well as the lack of integrated institutional records management policies, result in inefficiency in records management. Improvements can be made by enhancing skills, understanding, and awareness of the importance of records within the institution. 

Kata Kunci : Arsip Perguruan Tinggi Swasta (PTS), Penggunaan Arsip, Pengelolaan Arsip, ALFRED