Analisis Pengelolaan Arsip Rekaman Suara Rapat Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia melalui Pendekatan Records Continuum Model di Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia

Rahma Kurniawati, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia sebagai provenance merupakan lembaga strategis yang menghasilkan arsip rekaman suara rapat sebagai bukti autentik fungsi legislasi, pengawasan, dan anggaran. Records continuum model dipilih untuk mengintegrasikan penciptaan hingga arsip tersebut dapat diakses publik dalam rangka mendukung akuntabilitas, memori kelembagaan, dan memori kolektif bangsa. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip elektronik rekaman suara rapat melalui pendekatan records continuum model yang meliputi dimensi penciptaan, perekaman, pengorganisasian, dan pluralisasi. 

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus melalui tiga teknik pengumpulan data. Teknik observasi partisipatif dilakukan selama tiga bulan di Sekretariat Jenderal DPR RI. Teknik wawancara dilakukan dengan mewawancarai lima narasumber yang bersinggungan dengan topik penelitian. Teknik studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan sumber-sumber yang relevan dengan topik penelitian di antaranya buku, artikel jurnal, produk hukum, artikel tidak diterbitkan, dan berita di laman internet. 

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip elektronik rekaman suara rapat dengan pendekatan records continuum model sangat relevan diterapkan untuk mendukung akuntabilitas, transparansi, dan preservasi memori kelembagaan dalam jangka panjang. Arsip rekaman suara rapat memiliki peran penting dan mengandung informasi yang lebih banyak dibandingkan arsip tekstual, sehingga harus diperhatikan keberlangsungannya. Sebagai lembaga legislatif yang mewakili rakyat serta memiliki kedudukan signifikan, rekaman suara rapat tidak dapat dilepaskan dari peran institusional yang melibatkan banyak pihak.  

The House of Representatives of the Republic of Indonesia, as the provenance, is a strategic institution that produces meeting sound recordings as authentic evidence of its legislating, controlling, and budgeting functions. The records continuum model was chosen to integrate the creation of records until they become accessible to the public, supporting accountability, institutional memory, and the nation’s collective memory. This study aims to analyze the recordkeeping of electronic meeting sound recordings using the records continuum model, encompassing the dimensions of create, capture, organize, and pluralize.  

This research employed a qualitative method with a case study approach through three data collection techniques. Participatory observation was conducted over three months at the Secretariat General of the House of Representatives. Interviews were carried out with five informants directly involved in the subject matter. A literature review was conducted by gathering relevant sources, including books, journal articles, legal documents, unpublished works, and online news articles.  

The findings indicate that recordkeeping of electronic meeting sound recordings using the records continuum model is highly relevant to support accountability, transparency, and the long-term preservation of institutional memory. These sound recordings hold a significant role and contain richer information than textual records, requiring careful attention to ensure their sustainability. As a legislative body representing the people and holding a significant position, the meeting sound recordings are inseparable from the institutional role involving multiple stakeholders.

Kata Kunci : Pengelolaan Arsip Elektronik, Arsip Rekaman Suara, Records Continuum Model.