Analisis Peran Pengawasan Sistem Kearsipan Internal dalam Pengelolaan Arsip di Bagian Akademik Sekolah Pascasarjana Universitas Gadjah Mada

Syarifatul Hanifah, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini melakukan analisis terhadap peran penyelenggaraan pengawasan sistem kearsipan internal oleh Perpustakaaan dan Arsip UGM pada tahun 2024 di Bagian Akademik Sekolah Pascasarjana UGM. Analisis terhadap peran dilakukan dengan menjelaskan kondisi pengelolaan arsip setelah adanya pengawasan sistem kearsipan internal. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi partisipatif, wawancara, dan studi dokumen. Observasi partisipatif dilakukan dengan mengikuti pengelolaan arsip dinamis di Sekolah Pascasarjana UGM. Wawancara dilakukan dengan tujuh narasumber, yang terdiri dari Kepala Bidang Arsip dan Tim Pengawas Kearsipan Perpustakaan dan Arsip UGM serta Koordinator Unit Perpustakaan dan Arsip, Pengelola Arsip, dan Pengelola Layanan Akademik Sekolah Pascasarjana UGM. Studi dokumen dilakukan melalui pengkajian pedoman, LAKI, RHAS, formulir ASKI, dan penelitian terdahulu guna memperluas pemahaman terkait peran pengawasan sistem kearsipan internal dalam praktik pengelolaan arsip. 

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengawasan kearsipan internal oleh Perpustakaan dan Arsip UGM menggunakan pedoman Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan dengan penyesuaian dalam tahap perencanaan program, terdapat kegiatan bimbingan teknis yang diselenggarakan oleh ANRI sebagai prasyarat bagi arsiparis untuk menjadi tim pengawas kearsipan internal. Pengawasan kearsipan internal yang dilakukan berfokus pada pengawasan sistem kearsipan internal dengan mencakup aspek pengelolaan arsip dinamis dan aspek sumber daya kearsipan. Berdasarkan hasil analisis data yang dilakukan menunjukkan bahwa terdapat peran pengawasan sistem kearsipan internal dalam pengelolaan arsip di Bagian Akademik Sekolah Pascasarjana UGM, yakni sebagai pemicu kesadaran tertib arsip, memperbaiki praktik pengelolaan arsip, bahan evaluasi ketersediaan sumber daya manusia kearsipan, dan mendorong pemanfaatan sarana dan prasarana sesuai standar dan kaidah kearsipan. 

This final project analyzes the role of internal archival system audit by the UGM Library and Archives in 2024 within the Academic Affairs The Graduate School of UGM. The analysis of this role is conducted by explaining the state of records management following the implementation of internal archival system audit. This research uses a qualitative case study method. Data collection techniques include participatory observation, interviews, and document study. Participatory observation was conducted by observing the records management at The Graduate School of UGM. Interviews were conducted with seven informants, consisting of the Head of Archives and the Internal Archival Audit Team of the UGM Library and Archives, the Coordinator of the Library and Archives Unit, the Records Manager, and the Academic Services Manager of The Graduate School of UGM. Document study was conducted through a review of guidelines, LAKI, RHAS, ASKI forms, and previous research to broaden understanding of the role of internal archival system controlling in records management.

The results of this research indicate that internal archival audit by the UGM Library and Archives uses the guidelines of ANRI Regulation Number 6 of 2019 about Archival Audit with adjustments in the planning stage, there are Technical Guidance activities organized by ANRI as a prerequisite for archivists to become Internal Archival Audit Team. Internal archival audit carried out focusing on internal archival system audit which includes records management aspects and archival resource aspects. Based on the results of the data analysis carried out, it shows that there is a role for internal archival system audit in records management in the Academic Affairs The Graduate School of UGM, namely as a trigger for orderly archive awareness, improving records management practices, evaluating the availability of human resources for records management, and encouraging the use of facilities and infrastructure according to archival standards and rules.

Kata Kunci : Pengawasan Kearsipan Internal, Sistem Kearsipan Internal, Pengelolaan Arsip Dinamis