Penggunaan Register Akta Kelahiran Dalam Mendukung Pelayanan Akta Kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang

Lintang Ardyaga Ramadlan, Titi Susanti, S.S., M.P.A

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini berjudul “Penggunaan Register Akta Kelahiran Dalam Mendukung pelayanan Akta Kelahiran Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Malang”. Penelitian ini berfokus kepada penggunaan register akta kelahiran dalam mendukung kegiatan layanan akta kelahiran, mengingat frekuensi penggunaan yang cukup tinggi setiap harinya. Dan tujuan penelitian ini dilakukan adalah untuk mengetahui siapa yang menggunakan, tujuan penggunaan, bagaimana penggunaanya, dan kendala yang dihadapi dalam penggunaan register akta kelahiran.

Dalam penulisan proyek akhir ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan antara laina adalah wawancara, observasi partisipatif, studi pustaka dan dokumentasi. Wawancara dilakukan dengan tiga narasumber dari pihak dinas kependudukan dan pencatatan sipil. Observasi Parsitipatif dilakukan dengan terjun langsung dalam kegiatan penggunaan dan juga pelayanan. Studi pustaka dilakukan melalui literatur berupa buku, jurnal yang berkaitan dengan topik ini. Dokumentasi dilakukan dengan menelusuri informasi dari dokumen seperti struktur organisasi, regulasi/peraturan, ataupun dokumen lainya.

Hasil dari penelitian ini adalah register akta kelahiran digunakan dinas kependudukan dan pencatatan sipil memegang peranan vital dalam mendukung pelayanan akta kelahiran seperti keabsahan data, catatan pinggir hingga penerbitan kutipan kedua. Hal ini karena jika register tersebut hilang maka pelayanan tidak dapat dilakukan walaupun penggunaan yang dilakukan hanya bentuk digitalnya saja. Akan tetapi dalam penggunaan register akta kelahiran tersebut terdapat kendala yang berhasil diidentifikasi antara lain, kelengkapan data pemohon, sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta sebagian besar register belum teralihmedia.

This final project is entitled “Use Of Birth Certificate Register In Supporting Birth Certificate Service At Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Malang”. In general, this research focuses on the use of birth certificate registers in supporting birth certificate service activities, given the high frequency of use every day. And the purpose of this research is to find out who uses it, the purpose of use, how it is used, and the obstacles faced in using the birth certificate register.

This final project uses a qualitative research method with a descriptive approach. The data collection methods used include interviews, participatory observation, literature study and documentation. Interviews were conducted with three resource persons from the population and civil registration office. Participatory observation was carried out by directly engaging in usage and service activities. Literature study was conducted through literature in the form of books, journals related to this topic. Documentation is done by tracing information from several sources from a document such as organizational structure, regulations, or other documents.

The result of this research is that the birth certificate register used by the population and civil registration office plays a vital role in supporting birth certificate services such as data validity, marginal notes to the issuance of second quotations. This is because if the register is lost, the service cannot be carried out even though only the digital form is used. However, in the use of the birth certificate register, there are obstacles that have been identified, including the completeness of the applicant's data, human resources, facilities and infrastructure and most of the registers have not been transferred to media.

Kata Kunci : Penggunaan Arsip, Register Akta Kelahiran, Arsip Vital