Penggunaan YZU App dalam Pengelolaan Arsip Digital di Yuan Ze University

Nazwa Nurannisa Putrina Setiawan, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan informasi mendorong perguruan tinggi untuk menggunakan sistem pengelolaan arsip digital yang efektif. Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan bagaimana Yuan Ze University mengelola arsip mahasiswa dalam format digital melalui sistem YZU App, sistem pengelolaan arsip digital yang dibuat oleh Yuan Ze University. Arsip mahasiswa dikategorikan sebagai arsip dinamis karena digunakan secara aktif dalam kegiatan administrasi akademik. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara, studi literatur, dan studi dokumentasi.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa YZU App merupakan platform yang digunakan untuk menciptakan, menyimpan, dan mengakses arsip mahasiswa seperti KRS, transkrip, dan surat akademik. Proses pengelolaan arsip telah mengikuti prinsip-prinsip dasar pengarsipan digital, termasuk klasifikasi, metadata, dan audit internal. Namun, masih terdapat kendala seperti belum adanya standar penamaan file yang seragam serta belum diterapkannya sistem audit metadata otomatis.

Penelitian ini merekomendasikan tambahan dan penguatan regulasi internal, penyusunan prosedur di tiap unit, serta sosialisasi penggunaan sistem kepada seluruh pengguna. Penelitian ini juga menghasilkan bagan alur pengelolaan arsip digital di YZU App yang memetakan proses dari penciptaan, klasifikasi, penyimpanan, hingga pemusnahan digital secara sistematis. Secara keseluruhan penggunaan YZU App dapat menjadi model pengelolaan arsip digital yang relevan bagi perguruan tinggi lainnya. 

The development of information technology and the growing demand for information have encouraged universities to adopt effective digital records management systems. This study aims to describe how Yuan Ze University manages student records in digital format through the YZU App, a digital records management system developed by the university. Student records are categorized as dynamic records because they are actively used in academic administrative activities. This research employs a descriptive qualitative approach, with data collected through interviews, literature review, and document analysis. 

The results indicate the YZU App is a platform used to create, store, and access student records such as course registration forms, transcripts, and academic letters. The records management process has adhered to fundamental principles of digital archiving, including classification, metadata, and internal audits. However, challenges remain, such as the absence of standardized file naming conventions and the lack of an automated metadata audit system. 

This research recommends strengthening internal regulations, establishing procedures within each unit, and providing socialization and training for all users. In addition, this research presents a flowchart of the digital records management process in the YZU App, mapping the workflow from creation, classification, and storage to systematic digital disposition. Broadly speaking, the use of the YZU App can serve as a relevant model for digital records management in other higher education institutions. 

Kata Kunci : Pengelolaan arsip digital, Arsip mahasiswa, YZU App