Penataan Arsip Dinamis Inaktif Tidak Teratur di Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) Wilayah V

Dhiya' Ulhaq Annisa, Titi Susanti, S.S., M.P.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Penataan arsip merupakan cara organisasi untuk mengatasi kondisi arsip dinamis inaktif yang tidak teratur. Proyek akhir ini membahas tentang penataan arsip dinamis inaktif tidak teratur yang dilakukan oleh Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) Wilayah V. Penelitian ini bertujuan untuk menjabarkan tahapan, mengidentifikasi kendala, serta mengidentifikasi dampak penataan arsip dinamis inaktif tidak teratur terhadap kesadaran pengelolaan arsip di LLDIKTI Wilayah V. 

Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Data yang diperlukan terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer didapatkan dari observasi dan wawancara terstruktur. Sementara itu, data sekunder didapatkan dari dokumentasi dan studi pustaka. Teknik analisis data dilakukan melalui reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil dari penelitian ini yaitu diketahui tahapan penataan arsip dinamis inaktif tidak teratur yang dilakukan di LLDIKTI Wilayah V terdiri dari: survei organisasi, survei arsip, identifikasi dan pemilahan arsip, klasifikasi berdasarkan pencipta dan nomenklatur, klasifikasi berdasarkan seri dan tahun, pembuatan daftar arsip inaktif, pemberian nomor definitif dan kode klasifikasi di fisik arsip, manuver arsip, memasukkan arsip ke dalam boks arsip, serta menata dan mengurutkan boks di rak arsip. Penataan arsip dinamis inaktif tidak teratur di LLDIKTI Wilayah V ini mengalami kendala berupa jumlah dan kompetensi sumber daya manusia serta kelengkapan sarana prasarana. Pelaksanaan penataan arsip dinamis inaktif tidak teratur memberikan pengaruh yang positif pada kesadaran pengelolaan arsip di LLDIKTI Wilayah V.

Records arrangement is a way for organisations to deal with disordered inactive records. This final project discusses the arrangement of the disordered inactive records carried out by the Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) Wilayah V. This study aims to describe the stages, identify the obstacles, and impacts of the disordered inactive records arrangement carried out on the awareness of records management at LLDIKTI Wilayah V. 

The method used in this study is qualitative with a case study approach. The data required consists of primary data and secondary data. Primary data is obtained from observation and structured interviews. Meanwhile, secondary data is obtained from documentation and literature studies. Data analysis techniques are carried out through data reduction, data presentation, and drawing conclusions.

The results of this study are that the stages of arranging the disordered inactive records carried out at LLDIKTI Wilayah V consist of: organizational survey, records condition survey, records identification and sorting, classification based on creator and nomenclature, classification based on series and years, making the list of inactive records, giving definitive numbers and classification codes in physical records, manuvering records, putting records into boxes, arranging and sorting boxes on the shelves. The arrangement of the disordered inactive records at LLDIKTI Wilayah V experienced obstacles in terms of the number and competence of human resources and the completeness of facilities. The implementation of the disordered inactive records arrangement has a positive influence on awareness of records management at LLDIKTI Wilayah V.

Kata Kunci : arsip dinamis inaktif tidak teratur, penataan arsip, LLDIKTI Wilayah V