Program Alih Media Buku Letter C Sebagai Upaya Pengamanan Arsip Vital Pasca Gempa Bumi Cianjur 2022 Oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur

Muhammad Diar Faturrahman, Lillyana Mulya, S.S., M.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan tahapan dan mengidentifikasi kendala dalam pelaksanaan program alih media buku Letter C sebagai upaya pengamanan arsip vital pasca bencana gempa bumi Cianjur tahun 2022 oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur. Buku Letter C merupakan arsip pertanahan yang memiliki nilai vital karena memuat informasi administratif kepemilikan tanah masyarakat desa. Pasca gempa bumi, kondisi arsip di desa menjadi rawan rusak atau hilang, sementara tingkat kesadaran dan kemampuan pelestarian arsip di desa masih rendah. Oleh karena itu, Dinas Arsip mengambil langkah strategis dengan melakukan alih media sebagai bentuk mitigasi dan perlindungan terhadap informasi penting tersebut.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi literatur. Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses alih media meliputi pemilahan dan pengamanan arsip, pembersihan, pemindaian dengan alat scanner tipe overhead, penyimpanan dalam bentuk digital (PDF), serta pendistribusian arsip digital ke desa. Kendala yang dihadapi meliputi keterbatasan sumber daya manusia dan peralatan, belum adanya standar prosedur teknis yang baku, serta rendahnya literasi kearsipan di kalangan perangkat desa. Penelitian ini merekomendasikan penguatan regulasi teknis, peningkatan kapasitas SDM, dan sosialisasi literasi kearsipan untuk mendukung keberlanjutan pengamanan arsip vital di daerah rawan bencana.

This study aims to describe the stages and identify the obstacles in the implementation of the media conversion program for the Buku Letter C as an effort to secure vital records after the 2022 earthquake in Cianjur, conducted by the Archives and Library Office of Cianjur Regency. Buku Letter C is a land-related archive that holds vital value as an administrative record of land ownership for rural communities. After the earthquake, the condition of archives in villages became vulnerable to damage or loss, while awareness and capacity for archival preservation among local officials remained low. Therefore, the Archives Office initiated a strategic action through media conversion to mitigate disaster risks and preserve essential information.

This research uses a qualitative approach with a case study method. Data were collected through observation, in-depth interviews, documentation, and literature study. The findings reveal that the media conversion process includes sorting and securing archives, cleaning, scanning using overhead scanners, storing the results in digital formats (PDF), and distributing digital archives back to the villages. Challenges faced during implementation include limited human and technical resources, absence of standardized technical procedures, and low archival literacy among village officials. This study recommends strengthening technical regulations, improving human resource capacity, and increasing public awareness regarding the importance of vital records management in disaster-prone areas.

Kata Kunci : alih media, buku Letter C, Pengamanan arsip vital, gempa bumi Cianjur