Analisis Terhadap Pelaksanaan Digitisasi Arsip Perguruan Tinggi Swasta di Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah V Yogyakarta

Anissa Nurul Fahmi, Waluyo, S.S., M.Hum.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini bertujuan untuk menggambarkan pelaksanaan digitisasi arsip perguruan tinggi swasta di Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah V Yogyakarta yang mencakup perencanaan, prosedur, serta identifikasi kendala selama proses digitisasi dilakukan. Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh, diharapkan penelitian ini mampu memberikan kontribusi dalam bentuk rekomendasi yang dapat digunakan oleh lembaga sebagai dasar pengembangan dan perbaikan dalam pelaksanaan digitisasi arsip perguruan tinggi swasta. Penelitian ini merupakan penelitian dengan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Data diperoleh dengan tiga teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Observasi dilaksanakan dengan metode observasi partisipasi aktif, dimana penulis turut serta dalam proses digitisasi arsip perguruan tinggi swasta melalui kegiatan magang MSIB Batch 7 di LLDIKTI Wilayah V. Wawancara dilakukan dengan menggunakan metode wawancara terstruktur untuk menggali lebih dalam mengenai pelaksanaan digitisasi arsip perguruan tinggi swasta dan pengelolaan arsip di LLDIKTI Wilayah V. Studi dokumentasi dilaksanakan dengan menggunakan beberapa dokumen/arsip/produk hukum untuk mempertajam analisis data. 

Hasil dari penelitian ini adalah pelaksanaan digitisasi arsip perguruan tinggi swasta di LLDIKTI Wilayah V dilakukan melalui serangkaian tahapan, dimulai dari perencanaan  yang memutuskan tujuan pelaksanaan digitisasi arsip perguruan tinggi swasta, pembentukan tim pelaksana, penetapan prioritas digitisasi arsip perguruan tinggi swasta, penyediaan sarana prasarana, dan pengusulan kegiatan ke dalam program MSIB Batch 7. Adapun prosedur digitisasi arsip perguruan tinggi swasta meliputi pemilihan dan pemilahan arsip, pendataan arsip, pemindaian arsip, penyimpanan ke Google Drive, pengunggahan ke aplikasi Sengkuni, hingga penyimpanan arsip fisik ke tempat semula. Digitisasi arsip perguruan tinggi swasta dalam pelaksanaannya menghadapi sejumlah kendala seperti minim sumber daya manusia, tidak memiliki program digitisasi arsip sebelumnya, sarana dan prasarana kurang memadai, serta kondisi arsip perguruan tinggi swasta yang sejak awal belum memberkas.

This final project aims to describe the implementation of digitization of private university records in Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah V Yogyakarta, covering planning, procedures, and identification of obstacles during the digitization process. Based on the results of the analysis obtained, it is hoped that this research will contribute in the form of recommendations that can be used by the institution as a basis for development and improvement in the implementation of digitization of private university records. This research is a qualitative study using a case study approach. Data was collected using three data collection techniques: observation, interviews, and document analysis. Observations were conducted using active participation observation, where the author participated in the digitization process of private university records through an internship at LLDIKTI Wilayah V as part of the MSIB Batch 7 program. Interviews were conducted using a structured interview method to delve deeper into the implementation of digitization of private university records and records management at LLDIKTI Wilayah V. Documentation studies were conducted using several documents/archives/legal products to sharpen data analysis. 

The results of this research indicate that the digitization of private university records at LLDIKTI Wilayah V is carried out through a series of stages, beginning with planning to determine the objectives of the digitization process, forming an implementation team, setting priorities for the digitization of private university records, providing infrastructure, and proposing activities into the MSIB Batch 7 program. The procedures for digitizing private university records include selecting and sorting records, cataloging records, scanning records, storing them on Google Drive, uploading them to the Sengkuni application, and finally returning the physical records to their original locations. The digitization of private university records faces several challenges in its implementation, such as limited human resources, the absence of a previous records digitization program, inadequate infrastructure and facilities, and the condition of private university records, which have not been properly organized from the outset.

Kata Kunci : Digitisasi, Arsip Perguruan Tinggi Swasta, LLDIKTI Wilayah V