Analisis Penerapan Penilaian Arsip Dinamis dalam Rangka Penyusutan Arsip Keuangan di Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Yogyakarta

Della Eka Septyani, Waluyo, S.S., M.Hum.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini membahas tentang penerapan penilaian arsip yang dilakukan di Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Yogyakarta sebagai upaya pemusnahan arsip dengan tujuan untuk mengurangi volume arsip yang menumpuk dengan memperhatikan masa retensinya. Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan secara mendalam proses penilaian arsip keuangan dan menilai menggunakan jadwal retensi arsip. Proyek akhir ini menggunakan pendekatan penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara semi tertsruktur, observasi non partisipatif, dokumentasi, dan studi pustaka. Data yang diperoleh di analisis menggunakan teknik analisis model Miles dan Huberman yang mencakup pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian menunjukan bahwa kegiatan penilaian arsip mencakup tahapan survei, pembentukan tim penilai arsip, pengambilan sampel, pembuatan daftar arsip usul musnah, menilai arsip menggunakan JRA Fasilitatif 2023, dan keputusan penilaian. Dalam proses penilaian tersebut terdapat beberapa perbedaan tahapan dengan regulasi yang digunakan, namun secara umum memenuhi komposisi yang dibutuhkan dalam penilaian arsip sesuai regulasi. Fokus obyek penelitian adalah arsip keuangan tahun 2007 hingga 2015 yang dimusnahkan pada tahun 2024 dari bidang perbendaharaan. Bedasarkan penilaian yang dilakukan, diperoleh hasil bahwa arsip keuangan tersebut sudah habis masa retensinya dan tidak lagi digunakan untuk kegiatan operasional organisasi sehingga memenuhi kriteria untuk dimusnahkan sesuai dengan JRA yang digunakan. Terdapat kendala dalam pelaksanaan penilaian arsip di BPKAD Kota Yogyakarta yang meliputi kondisi arsip, sumber daya kearsipan, dan tenggat koreksi daftar arsip usul musnah yang memakan waktu cukup lama. 

This final project discusses the implementation of records appraisal conducted at the Regional Financial and Asset Management Agency (BPKAD) of Yogyakarta City as an effort to destroy records in order to reduce the volume of records by considering their retention periods. The aim of this research is to provide an in depth explanation of the appraisal process of financial records and appraisal based on the records retention schedule. This project employs qualitative research approach with a case study method. Data collection techniques include semi-structured interviews, non-participatory observation, documentation, and literature review. The data obtained were analyzed using the Miles and Huberman model, which consists of data collection, data reduction, data presentation, and conclusion.

Research findings indicate that the records appraisal activities include several stages: conducting a survey, forming an appraisal team, sampling, compiling a list of records proposed for destruction, appraising the records using the 2023 Facilitative Retention Schedule, and making appraisal decisions. Although there are some differences in the appraisal process compared to the applicable regulations, overall, the process meets the required composition for records appraisal as mandated by the guidelines. The focus of this study is financial records from 2007 to 2015, which were destroyed in 2024 by the Treasury Division. Based on the appraisal conducted, it was found that these financial records had reached the end of their retention period and were no longer needed for the organization's operational activities, this meeting the criteria for destruction in accordance with the applicable retention schedule. There are several challenges were encountered during the appraisal process at the Regional Financial and Asset Management Agency of Yogyakarta City, including the condition of the records, limited archival resources, and the lengthy of revising the list of records proposed for destruction

Kata Kunci : penilaian arsip, arsip keuangan, penyusutan arsip, BPKAD Kota Yogyakarta