Dinamika Kinerja Pengelolaan Arsip Dinamis di SEAMEO RECFON

Faishal Freza Rafa Ardhana, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Penelitian ini mendeskripsikan mengenai dinamika kinerja pengelolaan arsip dinamis di SEAMEO RECFON. Pada Penelitian ini, peneliti berfokus pada pengelolaan arsip dinamis di SEAMEO RECFON, faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pengelolaan arsip dinamis di SEAMEO RECFON dan upaya SEAMEO RECFON dalam meningkatkan kinerja pengelolaan arsipnya. Penelitian ini memiliki tujuan untuk menganalisis dan mendeskripsikan  pengelolaan arsip dinamis serta faktor yang berpengaruh terhadap kinerja pengelolaan arsip dinamis dalam menjalankan tugasnya untuk mengelola arsip pada SEAMEO RECFON. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data terdiri dari kegiatan observasi, wawancara dan studi pustaka. Sementara teknik analisis data yang digunakan meliputi kegiatan reduksi data, penyajian data, penarikan kesimpulan. Hasil dari penelitian yang pertama ini menunjukan bahwa pengelolaan arsip di SEAMEO RECFON masih memerlukan perhatian khusus dalam meningkatkan kualitasnya. Hal tersebut dipengaruhi dari fase daur hidup yaitu pada proses pemusnahan arsip yang belum pernah dilakukan. hal tersebut dikarenakan SEAMEO RECFON tidak memahami bagaimana cara melakukan proses pemusnahan arsip. terlepas dari itu instansi telah melakukan tahapan penciptaan hingga penyimpanan arsip dengan baik sesuai dengan konsepsi Betty R Ricks. Selain itu hasil penelitian kedua menegenai kinerja pengelolaan arsip di SEAMEO RECON masih perlu ditingkatkan lagi. faktor personal dari keterbatasan SDM dan kompetensi yang dimiliki menjadi kendala utama bagi instansi. Selain itu faktor yang mempengaruhi kinerja antara lain dari segi sarana dan prasarana yang dimiliki organisasi dalam menunjang kinerja pengelolaan arsip, contextual faktor serta faktor dukungan rekan kerja dan pimpinan dalam pengelolaan arsip. Faktor tersebut sesuai dengan konsepsi dari Armstrong dan Baron. meskipun proses kinerja pengelolaan arsip di SEAMEO RECFON masih memiliki banyak hambatan dalam prosesnya. Di samping itu SEAMEO RECFON terus berupaya dalam melakukan pembenahan dalam pengelolaan arsip dinamisnya secara bertahap, Seperti melakukan kerjasama bersama ANRI dalam pembuatan pedoman kearsipan tingkat sederhana, peningkatan kompetensi melalui workshop, hingga kerja sama bersama kemendikbud ristek dalam penyimpanan arsip inaktif.

This study examines the dynamics of record management performance at SEAMEO RECFON. The research focuses on the practices of record management at SEAMEO RECFON, the factors influencing its performance, and the institution’s efforts to enhance its record management systems. The primary objective of this study is to analyze and describe the processes of record management and identify the factors that impact its effectiveness in fulfilling archival responsibilities at SEAMEO RECFON. This research adopts a qualitative approach, utilizing a case study methodology. Data collection techniques include observation, interviews, and literature reviews. Data analysis involves data reduction, data presentation, and the formulation of conclusions. The findings reveal that record management at SEAMEO RECFON requires significant improvements to achieve higher quality standards. A critical issue identified is the record life cycle phase, particularly the record disposal process, which has not been implemented due to a lack of understanding of proper procedures. Nevertheless, the institution has successfully executed record creation and storage processes in alignment with Betty R. Ricks’ archival principles. Additionally, the study highlights ongoing challenges in record management performance at SEAMEO RECFON. The primary obstacle is the limited availability of human resources and competencies. Other contributing factors include inadequate organizational infrastructure and facilities to support record management, as well as insufficient support from colleagues and leadership in managing archival processes. These findings are consistent with the theoretical framework proposed by Armstrong and Baron. Despite these challenges, SEAMEO RECFON has undertaken gradual efforts to improve its record management practices. These initiatives include collaborating with ANRI to develop simplified archival guidelines, enhancing staff competencies through workshops, and partnering with the Ministry of Education, Culture, Research, and Technology for the storage of inactive records.

Kata Kunci : arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis, kinerja