Analysis of information systems management at PT Sumber Mobil Baru

KADIR, Abdul, Prof.Dr. Zaki Baridwan, MSc

2004 | Tesis | Magister Manajemen

Telah diketahui bahwa sistem informasi memegang peranan penting dalam perusahaan dalam menyediakan informasi yang berguna bagi kepentingan operasi maupun manajemen. Oleh karena itu, banyak perusahaan yang memiliki departemen teknologi informasi atau sistem informasi. Begitu juga PT Sumber Mobil Baru (SMB), sebuah perusahaan di Yogyakarta yang bergerak dalam jualbeli mobil. SMB telah menggunakan sistem informasi selama beberapa tahun untuk menangani kegiatan-kegiatan seperti pencatatan transaksi dan pendukung pengambilan keputusan. Walaupun begitu, ada dua hal penting yang berkaitan dengan manajamen sistem informasi yang menarik untuk ditelaah. Pertama, tentang akuisisi sistem informasi itu sendiri. Selama ini SMB melimpahkan seluruh pembuatan sistem baru ke pihak ketiga (outsourcing). Adapun pengembangan aplikasi kecil untuk kepentingan pembuatan laporan ditangani sendiri oleh pegawai di bidang teknologi informasi (insourcing). Berkaitan dengan hal ini, terdapat beberapa pertanyaan yang menarik untuk mengetahui jawabannya: Apakah mungkin staff teknologi informasi membangun sendiri aplikasi dan bukan menyerahkan pengembangan sistem baru ke pihak lain? Apa kendalanya? Apa yang harus dipersiapkan oleh SMB untuk menuju ke pengembangan aplikasi sendiri? Bagaimana cara mengurangi kelemahankelemahan sekiranya pengembangan aplikasi dilakukan oleh pihak ketiga? Kedua, tentang pengambilan keputusan pengembangan sistem baru yang sejauh ini ditangani oleh manajemen puncak tanpa disertai dokumen formal yang disebut perencanaan sistem informasi. Pada thesis ini, peneliti mencoba untuk menganalisis pokok-pokok bahasan tersebut dan hasilnya ditujukan untuk memberikan saran bagi SMB dalam mengelola sistem informasi. Disamping itu, peneliti juga menganjurkan pihak SMB untuk mengembangkan aplikasi berbasis Web dan basis data pelanggan untuk mendayagunakan data yang telah tersimpan dalam basis data dengan tujuan untuk memberikan nilai yang lebih baik kepada para pelanggan.

Information systems have an important rule in companies in providing information that is very useful for operations and management. Therefore, many companies have information technology or information systems department. So do PT Sumber Baru Mobil (SMB), a firm in Yogyakarta that has business in selling new and used cars. For several years SMB has used information systems to handle its important activities such as recording transactions and supporting decision making. However, there are two main issues related to management of information system that are interesting to be analysed. First, about acquisition of information systems. For a moment SMB outsources all of new information systems and develops small applications especially for reporting that are handled by internal IT people, but several questions are waiting to be answered: Is it possible to do insourcing rather than outsourcing? What are the constrains? What should SMB to do toward insourcing? How to reduce the weaknesses of outsourcing if SMB still wants to use this approach? Second, about decision in developing new systems that so far are handled by top management without a formal document called an information systems plan. In this thesis, researcher tried to analyse those issues and the result is addressed to give suggestions to SMB in manage of information systems. Besides, researcher also recommends that SMB should develop web-based applications and a customer database to utilize data that has been located in the repository in order to provide better value to its customers.

Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen,Perencanaan Sistem Informasi, Information systems, Information systems plan, Outsourcing, Insourcing.