Sustainability Of Digital Transformation In Family Planning Supply Chain: A Case Study Of The National Population Family Planning Board (BKKBN) In Central Java, Indonesia

Mohamad Noorcahyo Edhi Putranto, Dr. Mubasysyir Hasanbasri, MA; dr. Lutfan Lazuardi, M.Kes., PhD

2024 | Tesis | S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat

Latar belakang: Indonesia memiliki angka kematian ibu (AKI) yang tinggi, di mana seorang perempuan meninggal setiap jam akibat komplikasi selama kehamilan, persalinan, dan pasca persalinan. Namun, program keluarga berencana Indonesia telah melakukan upaya signifikan untuk menurunkan angka AKI dengan mempromosikan penggunaan alat kontrasepsi bagi pasangan usia subur. Sayangnya, sistem manajemen rantai pasok dilakukan secara manual dengan proses manajemen pergudangan yang berbasis kertas sehingga dibutuhkan solusi untuk mengatasi tingginya kesalahan entri data, akurasi dan validitas data yang rendah, peningkatan duplikasi data, dan kebutuhan tambahan personel staf. Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) mengembangkan Aplikasi SIRIKA, sistem informasi manajemen logistik berbasis platform digital untuk meningkatkan operasi tata kelola pergudangan, rencana distribusi, akurasi data, dan pemantauan secara real-time terhadap indikator kinerja utama/ key performance indicators (KPIs).

Tujuan: Untuk mengeksplorasi dan menganalisis hubungan antara strategi transformasi digital dan dampak keberlanjutan sebagai pendorong dan penggerak keberhasilan program rantai pasok keluarga berencana di BKKBN Provinsi Jawa Tengah.

Metode: Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus dengan analisis tematik yang berfokus pada data kualitatif dengan menggunakan diagram model kausal untuk Aplikasi SIRIKA. Sebanyak 23 partisipan diwawancarai dari program rantai pasok keluarga berencana di Kabupaten Klaten, Cilacap, dan Provinsi Jawa Tengah. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan metode In-Depth Interview (IDI) dan Focus Group Discussion (FGD).

Hasil: BKKBN Provinsi Jawa Tengah berhasil melaksanakan transformasi digital dengan mengaktifkan mekanisme digitalisasi khususnya melalui Aplikasi SIRIKA yang beroperasi dalam model kausal sebagai platform digital untuk menekan tingkat stok habis (Stockout) terhadap alat dan obat kontrasepsi. Empat elemen inti dari perjalanan transformasi digital yaitu sebagai berikut: Aplikasi SIRIKA sebagai strategi implementasi, kemampuan untuk melibatkan komitmen pemangku kepentingan melalui peningkatan kapasitas dan evaluasi pemantauan sebagai penentu, proses digitalisasi sebagai mekanisme kausal tindakan, dan keberlanjutan sebagai hasil yang terpengaruh.

Kesimpulan: Aplikasi SIRIKA mempunyai dampak berkelanjutan untuk diterapkan di semua tingkatan implementasi program rantai pasok di Provinsi Jawa Tengah. Transformasi digital telah menghasilkan proses distribusi yang lebih efisien, pelacakan secara real-time, dan ketersediaan produk yang lebih baik, yang berkontribusi pada keberlanjutan program rantai pasok keluarga berencana.

Background: Indonesia has a high maternal mortality ratio (MMR), where a woman dies every hour from complications during pregnancy, childbirth, and postpartum. However, Indonesia's family planning program has made significant efforts to reduce maternal mortality by promoting contraceptive use. Unfortunately, the supply chain management system is conducted manually. The existing paper-based warehouse management process requires completing multiple records, resulting in high data entry errors, low data accuracy and validity, increased data duplication, and requiring more staff. The National Population and Family Planning Board (BKKBN) developed the SIRIKA App, a digital logistics management information system to improve warehouse operations, distribution plans, data accuracy, and real-time monitoring of key performance indicators (KPIs).

Objectives: To explore and analyze the relation between digital transformation strategy and sustainability outcomes as enablers and drivers for the successful family planning supply chain programs in BKKBN of Central Java Province.

Method: This study used a case study approach with thematic analysis focused on qualitative data using the causal model diagrams for the SIRIKA App. A total of 23 participants were interviewed from the family planning supply chain program in the districts of Klaten, Cilacap, and Central Java Province. The data was collected using IDI (In-Depth Interview) and FGD (Focus Group Discussion).

Results: The BKKBN of Central Java Province successfully implemented a digital transformation by activating the specific mechanism of digitalization through the SIRIKA App, which operates in the causal model as a digital platform to reduce the stockout rate of contraceptive products. Four core elements of the digital transformation journey: the SIRIKA App as the implementation strategy, the ability to engage stakeholder's commitment through capacity building and monitoring evaluation as determinants, the digitalization processes as the causal mechanism of action, and sustainability as the affected outcome.

Conclusions: The SIRIKA app was sufficiently sustainable to be implemented at all levels of implementation in Central Java Province. The digital transformation has led to more efficient distribution processes, real-time tracking, and better product availability, contributing to the sustainability of the family planning supply chain program. 

Kata Kunci : Maternal Mortality, Digital Transformation, Family Planning, Contraceptive Drug and Device, Supply Chain Management, Implementation Strategy, Sustainability Outcomes