Analisis kebutuhan Pegawai SETDA Kabupaten Magelang

LILY, Misnawati, Prof.Dr. Miftah Thoha

2004 | Tesis | Magister Administrasi Publik

Desentralisasi bidang kepegawaian memungkinkan masing-masing Daerah secara bebas mengambil keputusan atas fungsi-fungsi manajemen kepegawaian daerah. Kecenderungan yang terjadi jumlah pegawai semakin membengkak dan distribusi pegawai tidak proporsional atau tidak sesuai dengan kebutuhan dan beban kerja organisasi, karena pada umumnya Pemda tidak mengetahui secara pasti jumlah dan kualitas pegawai yang dibutuhkan untuk masing- masing unit kerja. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan mengetahui proses analisis kebutuhan pegawai Setda Kabupaten Magelang yang dilakukan oleh BKD Kabupaten Magelang dan untuk mengetahui langkah-langkah yang perlu dilakukan sebelum melakukan penetapan kebutuhan pegawai (formasi pegawai) Setda Kabupaten Magelang. Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif dengan menggunakan metode kualitatif .Adapun teknik pengumpulan data dengan menggunakan kuesioner (angket), wawancara, observasi dan dokumentasi. Sebagai sumber data dan respondennya adalah seluruh pejabat struktural eselon III dan IV dilingkungan Setda Kabupaten Magelang , serta BKD Kabupaten Magelang. Analisis kebutuhan pegawai merupakan jantungnya perencanaan SDM, dalam melakukan penentuan kebutuhan pegawai merupakan suatu sistem atau komponen yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sebagai satu kesatuan yang utuh. Oleh karena itu dalam menentukan kebutuhan tidak dapat dianalisa secara parsial tetapi harus bersifat holistik. Dengan demikian penentuan kebutuhan pegawai harus dilihat dari kebijakan strategis, peran pemerintah, pembagian satuan organisasi/struktur kelembagaan, prediksi kebutuhan pegawai, analisis pegawai yang ada dan kesenjangan yang terjadi antara prediksi kebutuhan pegawai dengan pegawai yang tersedia dengan memperhatikan pula perubahan lingkungan eksternal dan internal organisasi. Temuan penelitian di Setda Kabupaten Magelang, menunjukkan Setda Kabupaten Magelang setiap tahunnya selalu mengusulkan penambahan pegawai padahal kenyataannya, terjadi kelebihan pegawai dari segi kuantitas karena analisis kebutuhan yang dilakukan hanya berorientasi pada jabatan tanpa memperhatikan IT dan proses kerja yang dilakukan, pekerjaan yang sederhana dilakukan oleh banyak orang. Kualitas pegawai masih kurang dilihat dari latar belakang pendidikan formal sebanyak 65,7% pegawai Setda lulusan SD,SMP dan SMA. Penguasaan IT masih kurang karena banyak pegawai yang masih gagap teknologi. Saran-saran yang dapat diajukan adalah : a. Agar dibentuk jabatan fungsional di BKD berupa tim analis ; Agar diperhatikan penilaian kelayakan eksistensi jabatan, analisis beban kerja, penyusunan persyaratan kompetensi dan perkembangan IT; Untuk tahun 2004 sebaiknya Setda tidak perlu mengajukan penambahan pegawai melainkan melakukan penataan pegawai dan pengembangan pegawai untuk meningkatkan kualitas pegawai yang ada; kesepakatan prinsip yang harus diingat selama organisasi dan beban kerjanya tidak berubah maka formasi jabatan tidak akan berubah baik dari segi kuantitas maupun kualitas.

Decentralization in personnel management has possibly enabled individual localities to independently make decisions in local personnel management. Trend has occurred in increasing number of employees and un-proportionate personnel distribution in general. Local governments have no accurate information on number and quality of employees that individual working unit requires. The present research was aimed to describe and identify analysis process of personnel demand among the Local Secretary of Magelang regency that the BKD of Magelang regency carried out, and some efforts to conduct before determining personnel demand (formation) among the Local Secretary of Magelang regency. It was descriptive research using qualitative method. Data collection methods involved questionnaires, interviews, observations and documentation. Data sources and respondents involved all structural officials of echelons III and IV among the Local Secretary of Magelang regency and the BKD of Magelang regency. The analysis on personnel demand turned out to be the very heart of HRD planning. The determination of personnel demand developed into inter-related and – influencing systems and components as integrated unity. Therefore, holistic rather than partial analysis was adopted to determine the personnel demand. Hence, it was viewed from strategic policy, government roles, division of organizational unit/ institutional structure, predicted personnel demand, analysis on available personnel and gap between predicted personnel demand and existing personnels considering external and internal changes in organizational atmosphere. Findings in the Local Secretary of Magelang regency showed that every year, the Local Secretary of Magelang regencyproposed additional number of personnel from time to time, whereas in fact, there were surplus personnels in term of quantity, since demand analysis was only oriented to job positions regardless IT and working process taken place; abundant personnels did simple jobs. The quality of personnel seemed to be lower viewed from educational background with 65.7% of the Local Secretariat personnels with elementary, junior-high school and senior high school levels. Mastering in IT was considered lower since many personnels had less-informed in technology. Following are some recommendations proposed: functional positions in the form of analyst team in the BKD should be established; assessment on feasible existence of position, working load analysis, competence and IT development requirements need more attention; for the year of 2004, it is unnecessary for the Local Secretary to propose additional personnels and perform better arrangement of personnel and improve existing quality of personnels; principle agreement to remember is that as long as organization and working load is unchanged, then position formation is also constant in term of quantity and quality.

Kata Kunci : Aparatur Pemerintah Daerah, Analisis Kebutuhan Pegawai