Analisis Prosedur Penyusutan Arsip Keuangan di Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Kota Yogyakarta

ABYAN GALIH PATRIATAMA, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Penelitian ini menganalisis prosedur pelaksanaan penyusutan arsip keuangan di Dindikpora Kota Yogyakarta. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kesesuaian tahapan penyusutan arsip yang dilaksanakan dengan pedoman yang ditetapkan dan mengidentifikasi mengenai jenis arsip yang disusutkan serta melakukan identifikasi terhadap kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan penyusutan arsip keuangan di Dindikpora Kota Yogyakarta. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif analitik. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan melakukan wawancara tidak terstruktur, observasi partisipatif, dan studi pustaka. Kemudian teknik analisis yang digunakan adalah model Miles dan Huberman yang meliputi pengumpulan data, analisis berulang hingga tuntas, dan menyajikan seluruh data hingga mendapat kesimpulan secara umum.

Hasil penelitian ini menunjukan bahwa prosedur penyusutan arsip keuangan di Dindikpora Kota Yogyakarta meliputi tahapan pemindahan arsip, penilaian arsip dan pemusnahan arsip. Berdasarkan hasil penilaian arsip menurut jadwal Retensi arsip fasilitatif urusan keuangan tidak ditemukan arsip yang masih memiliki nilai guna untuk disimpan permanen atau penyerahan arsip kepada lembaga kearsipan daerah. Pengidentifikasian dilakukan berdasarkan interpretasi penulis terhadap kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman dalam penyusutan arsip. Kekuatan yang dimiliki yaitu termasuk kesadaran pimpinan dalam pengelolaan kearsipan, prosedur pengelolaan arsip yang jelas dan memiliki arsiparis dan pengelola arsip. Kemudian kelemahan yang dialami terdapat kendala dalam pengawasan penyusutan, tempat penyimpanan, dan keterbatasan kompetensi sumber daya manusia kearsipan. Sedangakan peluang yang ada adalah seperti dukungan lembaga kearsipan daerah, pengawasan pihak eksternal, dan bimbingan teknis kepada pengelola arsip. Serta ancaman seperti risiko kebocoran informasi akibat keterlibatan pihak ketiga dalam pemusnahan dan perbedaan pemahaman jadwal retensi arsip.

This research analyses the procedures for implementing financial records disposal at Dindikpora Kota Yogyakarta. This research aims to identify the suitability of the stages of records disposal carried out with the established guidelines, identify the types of records that are disposed of, and identify the strengths, weaknesses, opportunities and challenges of financial records disposal at Dindikpora Kota Yogyakarta. This research uses an analytical descriptive qualitative approach. Data collection techniques were conducted through unstructured interviews, participatory observation, and literature study. Then, the analysis technique used is the Miles and Huberman model, which includes data collection, repeated analysis to completion, and presentation of all data to get a general conclusion.

The results of this study show that the procedure for disposal of financial records at Dindikpora Kota Yogyakarta includes the stages of moving records, evaluating records and destroying records. Based on the results of the records assessment according to the retention schedule for financial facilitative records, there are no records that still have use value for permanent storage or submission of records to regional archival institutions. Identification is based on the author's interpretation of archive shrinkage's strengths, weaknesses, opportunities, and threats. The strengths include leadership awareness in records management, clear records management procedures, and the presence of archivists. Then, the weaknesses experienced are obstacles in monitoring disposal and storage space, as well as limited competence of archival human resources. The opportunities exist, such as the support of regional archiving institutions, external party supervision, and technical guidance to records managers. Threats include the risk of information leakage due to third-party involvement in destruction and differences in understanding of records retention schedules.

Kata Kunci : Penyusutan Arsip, Arsip Keuangan.