Analisis Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital pada Bagian Keuangan, Umum, dan Logistik Komisi Pemilihan Umum D.I Yogyakarta

ANDIKA ZUHAIR FATURRAHMAN, Lastria Nurtanzila, S.I.P, MPA.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Keberadaan arsip vital pada suatu organisasi sangat krusial, karena apabila arsip tersebut hilang atau rusak akan berdampak signifikan terhadap implementasi tugas dan fungsi organisasi sehingga perlu perlindungan dan pengamanan Tingkat tertinggi. Tujuan penelitian ini yaitu mengidentifikasi arsip vital dengan berpedoman pada karakteristik ARMA International kemudian menganalisis implementasi perlindungan dan pengamanan arsip vital di Bagian Keuangan, Umum, dan Logistik Komisi Pemilihan Umum DIY (KPU DIY). 

Penulisan penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus dengan menggunakan latar alami lokus penelitian KPU DIY. Data penelitian dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data observasi non partisipatif, wawancara, dan studi dokumentasi. Kemudian waktu pengumpulan data menghabiskan waktu empat bulan, data yang berhasil dikumpulkan akan dianalisis menggunakan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Implementasi reduksi data penyederhanaan catatan dilapangan, data penelitian akan disajikan dalam bentuk tabel dan naratif, kemudian penarikan kesimpulan akan diambil dari hasil dan pembahasan dituangkan dalam bab Kesimpulan.

Hasil penelitian ini merupakan rekomendasi identifikasi arsip vital berdasarkan hasil analisis karakteristik ARMA International yang disajikan dalam bentuk tabel, kemudian penelitian ini juga menghasilkan analisis perlindungan dan pengamanan arsip vital yang sudah diimplementasikan oleh Bagian Keuangan, Umum, dan Logistik KPU DIY yang disajikan dalam bentuk naratif. Penelitian ini akan menemukan fakta-fakta seperti minimnya sarana prasarana arsip vital, perlindungan dispersal yang belum diterapkan, dan lemahnya kontrol akses arsip vital.

The existence of vital records in an organization is very crucial, because if the vital records is lost or damaged it will have a significant impact on the implementation of the duties and functions of the organization so that it needs the highest level of protection and security. The purpose of this research is to identify vital records based on the characteristics of ARMA International and then analyze the implementation of protection and security of vital records at Bagian Keuangan, Umum, dan Logistik of the General Election Commission DIY (KPU DIY). 

The writing of this research uses a qualitative research method with a case study approach using the natural setting of the KPU DIY research locus. Research data were collected using non-participatory observation data collection techniques, interviews, and documentation studies. Then the data collection time spent four months, the data collected will be analyzed using data reduction, data presentation, and conclusion drawing. Implementation of data reduction simplifies field notes, research data will be presented in tabular and narrative form, then conclusions will be drawn from the results and discussion as outlined in the conclusion chapter.

The results of this research are recommendations for identifying vital records based on the results of analyzing the characteristics of ARMA International which are presented in tabular form, then this research also produces an analysis of the protection and security of vital records that have been implemented by Bagian Keuangan, Umum, dan Logistik KPU DIY which is presented in narrative form. This research will find facts such as the lack of vital records infrastructure, dispersal protection that has not been implemented, and weak access control of vital records.

Kata Kunci : Komisi Pemilihan Umum DIY, Arsip Vital, Identifikasi Arsip Vital, Perlindungan Arsip Vital, Pengamanan Arsip Vital