Analisis Strategi Archival Outreach di Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (Studi Kasus di Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada)

ANIQ HANANI MAIMANAH, Waluyo, S.S., M.Hum.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Perpustakaan dan Arsip UGM memiliki peran dalam mengelola, melestarikan, dan menyediakan akses arsip statis bagi masyarakat. Selain memiliki program pengelolaan serta akses dan layanan, Perpustakaan dan Arsip UGM memiliki sumber daya, reputasi, dan potensi yang dapat digunakan untuk melakukan usaha archival outreach. Penelitian ini mengkaji perencanaan; strategi; serta relevansi program berdasarkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan dari program archival outreach di Perpustakaan dan Arsip UGM. Desain penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif studi kasus. Hasil penelitian ini adalah adanya perencanaan archival outreach meliputi tujuan dari program untuk memperkenalkan lembaga kearsipan dan khazanah arsip statis kepada publik, serta menyebarluaskan informasi kearsipan. Perencanaan program juga mencakup penetapan sasaran umum untuk masyarakat (community) dan sasaran khusus untuk audiens tertentu; pendanaan program diatur berasal dari tiga sumber; staf dipilih sebagai penanggung jawab; serta waktu direncanakan dengan timeline RKAT. Program archival outreach menggunakan berbagai metode kegiatan seperti pameran arsip; tur dan kunjungan; seminar, diskusi, dan pelatihan; penerbitan jurnal, film dokumenter; penggunaan website dan media sosial; serta penerbitan naskah sumber arsip. Berdasarkan kekuatan; kelemahan; peluang; dan tantangan dalam penyelenggaraannya, terdapat dua program yang memiliki relevansi baik dengan konsep usaha archival outreach. Program tersebut merupakan pameran arsip dan film dokumenter.

UGM Library and Archives has a role in managing, preserving, and providing access to archives for the community. Besides having management; access; and services programs, UGM Library and Archives has resources, reputation, and potential that can be used to conduct archival outreach. This research examines the planning; strategy; and relevance of the program based on the strengths; weaknesses; opportunities; and challenges of the archival outreach program at UGM Library and Archives. The research design is case study qualitative research. The result of this research is archival outreach planning include the purpose of the program to introduce archival institutions and archives to the public and disseminate archival information. Program planning also includes setting general targets for the community and specific targets for specific audiences; program funding is arranged from three sources; staff selected as coordinators; and time planned with the RKAT timeline. The archival outreach program also uses various methods such as archival exhibitions; tours and visits; seminars, discussions, and training; journal publishing; documentary films; use of websites and social media; and publishing archival source script. Based on the strengths; weaknesses; opportunities; and challenges in its implementation, there are two programs that have good relevance to the concept of archival outreach. These programs are archival exhibitions and documentary films.

Kata Kunci : Archival Outreach, Program Penjangkauan, Program Kearsipan, Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada