Analisis Penataan Kembali Arsip Dinamis Inaktif Pada UPT Balai Yasa Yogyakarta

YESSI AMALIA RAHMAWATI, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

UPT. Balai Yasa Yogyakarta merupakan salah satu Unit Pelaksana Teknis PT Kereta Api Indonesia (Persero). Dalam melakukan aktivitas organisasi UPT Balai Yasa Yogyakarta tentunya menghasilkan arsip dinamis dan perlu melakukan penataan arsip dinamis inaktif.  Penelitian ini bertujuan untuk menerangkan proses penataan arsip dinamis inaktif, analisis tingkat kesesuaian antara proses penataan arsip dinamis inaktif yang dijalankan dengan Panduan Penataan Arsip dari Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018, serta mengidentifikasi kendala saat proses Penataan arsip dinamis inaktif UPT Balai Yasa Yogyakarta.

Pendekatan dalam penelitian ini yaitu metode kualitatif deskriptif. Metode pengumpulan data melalui studi pustaka, observasi partisipatif, dan wawancara. Studi pustaka dijalankan dengan mengkaji beberapa sumber literatur dari berbagai sumber referensi seperti buku, jurnal, artikel, dan referensi terkait penataan arsip. Observasi partisipatif dilakukan dengan mengikuti aktivitas penataan arsip dinamis inaktif dan mengamati secara langsung kehidupan organisasi, pengelolaan arsip dinamis inaktif, sarana dan prasarana yang digunakan dan SDM kearsipan di UPT Balai Yasa Yogyakarta. Wawancara dilakukan dengan narasumber yaitu pegawai yang mengelola arsip dinamis inaktif yang ada di UPT Balai Yasa Yogyakarta. 

Kesimpulan penelitian ini ialah berlandaskan analisis dengan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis dapat disimpulkan tingkat kesesuaian antara proses penataan kembali arsip dinamis inaktif yang dijalankan oleh UPT Balai Yasa Yogyakarta terdapat beberapa perbedaan baik dari urutan tahapannya, alat dan bahan, penyebutan tahapannya, serta pelaksanaannya sendiri. Untuk proses penataan arsip dinamis inaktif yang dilakukan oleh pegawai unit dokumen pada UPT Balai Yasa Yogyakarta meliputi tahapan pemilahan arsip, klasifikasi arsip, pendeskripsian dan penginputan isi informasi arsip yang telah diklasifikasikan ke dalam daftar arsip di Microsoft Excel, manuver fisik arsip, memasukkan arsip ke boks arsip dan penomoran boks, dan penyimpanan arsip. Kendala yang ditemukan pada saat proses pelaksanaan penataan arsip dinamis inaktif di UPT Balai Yasa Yogyakarta meliputi sarana dan prasaranan penunjang masih ada yang kurang, kondisi arsip yang tidak teratur seperti beberapa arsip yang tercampur dengan non arsip.

UPT Balai Yasa Yogyakarta is a Technical Implementation Unit of PT Kereta Api Indonesia (Persero). In carrying out organizational activities UPT Balai Yasa Yogyakarta certainly produces records and needs to arrange inactive records.  This study aims to explain the process of inactive records arrangement, analyze the level of conformity between the inactive records arrangement process carried out with the inactive records arrangement Guidelines from the Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018, and identify obstacles during the process of inactive records arrangement UPT Balai Yasa Yogyakarta.

The approach in this research is descriptive qualitative method. The data collection method is through literature study, participatory observation, and interviews. Literature study is carried out by reviewing several sources of literature from various reference sources such as books, journals, articles, and references related to inactive rocords arrangement. Participatory observation is carried out by following the activities of inactive records arrangement and directly observing organizational life, management of inactive records, facilities and infrastructure used and archival human resources at UPT Balai Yasa Yogyakarta. Interviews were conducted with resource persons, namely employees who manage inactive records at UPT Balai Yasa Yogyakarta.

The conclusion of this research is that based on the analysis with the Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis, it can be concluded that the level of conformity between the process of inactive records rearranging carried out by UPT Balai Yasa Yogyakarta has several differences both in the sequence of stages, tools and materials, mention of the stages, and the implementation itself. The process of inactive records arrangement carried out by document unit employees at UPT Balai Yasa Yogyakarta includes the stages of sorting records, classifying records, describing and inputting the contents of archive information that has been classified into a list of records in Microsoft Excel, physical maneuvering of records, putting archives into archive boxes and numbering boxes, and storing archives. The obstacles found during the process of implementing inactive records arrangement at UPT Balai Yasa Yogyakarta include lack of supporting facilities and infrastructure, irregular records conditions such as some records mixed with non-records. 

Kata Kunci : Arsip Dinamis Inaktif, Penataan, Penyimpanan