Analisis Swot Terhadap Pengurusan Surat Melalui Aplikasi Naskah Dinas Elektronik (Nadine) Di Pusat Air Tanah Dan Geologi Tata Lingkungan Kota Bandung

FAJRINDA PELANGI KUSUMA, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini membahas tentang analisis SWOT terhadap pengurusan surat melalui aplikasi NADINE di Pusat Air Tanah dan Geologi Tata Lingkungan Kota Bandung. Proyek akhir ini bertujuan untuk menguraikan teknis pengurusan naskah dinas korespondensi dan menganalisanya melalui SWOT, kemudian akan dirumuskan strategi untuk mengoptimalkan penerapan aplikasi NADINE. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan studi pustaka. Observasi partisipatif dilakukan dengan cara terlibat langsung pada kegiatan lapangan. Wawancara dilakukan secara langsung dan terstruktur bersama dengan perwakilan pengguna aplikasi NADINE di Pusat Air Tanah dan Geologi Tata Lingkungan Kota Bandung. Data-data yang telah terkumpul, direduksi, dianalisis menggunakan teknik SWOT, disajikan, dan ditarik kesimpulan.

Hasil penelitian ini mencakup deskripsi teknis pengurusan naskah dinas korespondensi mulai dari pengelolaan naskah dinas, disposisi dan penyimpanan. Kemudian ditemukan aspek kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman sehingga ditemukan strategi SO, WO, ST, WT. Strategi SO yaitu mengidentifikasi faktor implementasi EDMS, memanfaatkan sistem IT inovatif, melakukan studi kelayakan, pengembangan fitur dan strategi. Strategi WO diantaranya melakukan sosialisasi, penambahan kecepatan jaringan internet, melakukan kerjasama dengan ANRI untuk mengintegrasikan NADINE, mengintegrasikan dengan aplikasi pengolah kata dan mengembangkan aplikasi yang lebih user friendly dengan cara Nadine dapat otomatis membaca informasi naskah yang diinput. Strategi ST diantaranya memaksimalkan perawatan, menjaga keamanan dan mematuhi pedoman serta melakukan backup data. Strategi WT diantaranya membuat server khusus berupa server pribadi milik Pusat Air Tanah dan Geologi Tata Lingkungan, perencanaan jangka panjang dengan memerpertimbangkan perubahan teknologi, merekrut divisi IT dan memperbarui perangkat untuk memastikan dokumen dapat diakses di masa depan.

The final project discusses the application of the NADINE at the Groundwater Center and Environmental Geology and how the SWOT analysis of mail handling by NADINE. The final project aims to describe the technical management of incoming official documents and outgoing official documents through the NADINE application and analyze using the SWOT analysis framework to formulate strategies that are useful for optimizing the application of the NADINE application. This research uses a qualitative descriptive approach with the data collection methods used are observation, interviews and literature studies. Participatory observation is carried out by being directly involved in field activities. Interviews were conducted directly and structured together with representatives of NADINE application users at Groundwater Center and Environmental Geology. The collected data were reduction, analyzed using SWOT analysis, presentation, and conclusion drawing.

The results of this study include a technical description of the management of correspondence official manuscripts starting from the management of official manuscripts, disposition and storage. Then found aspects of strengths, weaknesses, opportunities and threats so that SO, WO, ST, WT strategies are found. SO strategies are identifying EDMS implementation factors, utilizing innovative IT systems, conducting feasibility studies, developing features and strategies. WO strategies include conducting socialization, increasing internet network speed, collaborating with ANRI to integrate NADINE, integrating with word processing applications and developing applications that are more user friendly in a way that Nadine can automatically read inputted manuscript information. ST strategies include maximizing maintenance, maintaining security and complying with guidelines and backing up data. WT strategies include creating a dedicated server in the form of a private server owned by the Groundwater Center and Environmental Geology, long-term planning by considering technological changes, recruiting an IT division and updating devices to ensure documents can be accessed in the future.

Kata Kunci : Analisis SWOT, Naskah Dinas Elektronik (NADINE), Pusat Air Tanah dan Geologi Tata Lingkungan