Analisis Pemusnahan Arsip Keuangan di Dinas Sosial Kabupaten Bantul

OKTAVIA DIAH UTAMI, Titi Susanti, S.S., M.P.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini membahas mengenai analisis terhadap prosedur pelaksanaan pemusnahan arsip fasilitatif keuangan di Dinas Sosial Kabupaten Bantul. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kesesuaian tahapan pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Dinas Sosial Kabupaten Bantul dengan standar yang berlaku. Penelitian ini juga akan mengidentifikasi mengenai series arsip yang dimusnahkan terhadap Jadwal Retensi Arsip yang digunakan. Serta penelitian ini akan mengidentifikasi risiko terhadap prosedur pelaksanaan pemusnahan untuk mengurangi kerugian yang mungkin didapatkan.

Penelitian ini dilakukan dengan metode penelitian kualitatif deskriptif analitis. Data yang diperlukan dalam penelitian ini didapatkan dari observasi lapangan, wawancara terstruktur dan studi dokumentasi. Data yang didapatkan dianalisis dengan metode reduksi data, yaitu memilah data yang sesuai dan memfokuskan pada masalah penelitian. Kemudian data disajikan dalam bentuk tabel dan gambar yang dideskripsikan. Teknik yang terakhir adalah penarikan kesimpulan terhadap data yang telah disajikan.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa prosedur pemusnahan arsip oleh Dinas Sosial Kabupaten Bantul mengacu pada Peraturan Bupati Bantul Nomor 181 Tahun 2021 tentang Pedoman Penyusutan Arsip. Sedangkan penilaian arsip mengacu pada Peraturan Bupati Bantul Nomor 184 Tahun 2021 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Urusan Keuangan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Hasil analisis menunjukkan bahwa terdapat beberapa tahapan pemusnahan arsip yang tidak dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku yaitu pada tahapan pemusnahan arsip. Arsip keuangan yang dimusnahkan berupa “Laporan Keuangan SPJ Kegiatan”. Hasil analisis risiko terhadap tahapan pemusnahan yang tidak sesuai juga menunjukkan bahwa risiko masih tergolong rendah karena Dinas Sosial Kabupaten Bantul telah melakukan perjanjian resmi dengan vendor untuk mengurangi kerugian yang mungkin akan didapatkan. 

This final project discusses the analysis of the procedures for destroying financial records at the Social Service of Bantul Regency. This research aims to identify the suitability of the stages of records destruction carried out by the Social Service of Bantul Regency with the applicable standards. This research will also identify the series of records that are destroyed against the Retention Records Schedule used. And this research will identify risks to the procedures for implementing destruction to reduce losses that might be obtained.

This research was conducted using analytical descriptive qualitative research method. The data required in this research were obtained from field observations, structured interviews and documentation studies. The data obtained was analyzed using the data reduction method, namely sorting out the appropriate data and focusing on the research problem. Then the data is presented in the form of tables and pictures that are described. The last technique is drawing conclusions from the data that has been presented.

The results of this study indicate that the procedure for destruction records by Dinas Sosial Kabupaten Bantul refers to Peraturan Bupati Bantul Nomor 181 Tahun 2021 concerning Guidelines for Disposition. Meanwhile, records appraisal refers to Peraturan Bupati Bantul Nomor 184 Tahun 2021 concerning Retention Financial Records Schedule within the Bantul Regency Government. The results of the analysis show that there are several stages of destruction that are not carried out based on applicable regulations, namely at the destruction stage. The financial records that were destruction were in the form of "Laporan Keuangan SPJ Kegiatan". The results of the risk analysis of the inappropriate destruction stages also show that the risk is still relatively low because Dinas Sosial Kabupaten Bantul has made an official agreement with the vendor to reduce losses that might be obtained.  

Kata Kunci : Arsip Keuangan, Pemusnahan Arsip, Manajemen Risiko