Analisis Kegiatan Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif di KITLV-Jakarta

ANNIDA ASSYAJIDIYA AHMAD, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek Akhir ini membahas mengenai analisis kegiatan pemberkasan arsip dinamis aktif di KITLV-Jakarta. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai pelaksanaan kegiatan pemberkasan arsip dinamis aktif yang dilakukan di KITLV-Jakarta. Proyek akhir ini menganalisis kegiatan pemberkasan dengan menguraikan kondisi pelaksanaan kegiatan dan analisis pengetahuan pegawai terhadap pelaksanaan pemberkasan arsip.Penelitian proyek akhir ini ditulis menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif analitik. Data dalam penelitian ini dikumpulkan melalui observasi partisipatif, wawancara, dan studi dokumentasi. Observasi partisipatif dilakukan dengan terjun langusung dalam proses pemberkasan arsip dinamis aktif yang dilakukan oleh KITLV-Jakarta. Wawancara dilakukan secara langsung dengan menggali informasi melalui tanya jawab dengan staff KITLV-Jakarta yang berperan dalam pelaksanaan pemberkasan. Studi dokumentasi dilakukan dengan membaca dan menganalisis artikel jurnal, buku, serta dokumen organisasi yang terkait dengan pemberkasan arsip dinamis aktif.Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa pelaksanaan pemberkasan di KITLV-Jakarta dilakukan dengan system subjek dan kronologis. Pelaksanaan pemberkasan juga dilakukan berdasarkan pengetahuan dan kebiasaan pegawai. Hal tersebut menyebabkan beberapa kendala seperti ketidakkonsistenan pemberkasan, terbatasnya sumber daya, belum adanya pedoman, dan belum adanya pelatihan terkait kearsipan. Dari kendala tersebut, upaya yang dapat dilakukan untuk mendokumentasikan pengetahuan tacit adalah dengan mengadakan pelatihan mengenai kearsipan dan mengembangkan pedoman pengelolaan arsip dinamis. 

This final project discusses the analysis of filing system at KITLV-Jakarta. This research aims to provide an overview of the implementation of records filing activities carried out at KITLV-Jakarta. This final project analyzes filing system, by describing the conditions for carrying out activities and analyzing employee knowledge regarding the implementation of records filing activity. This final project research was written using a qualitative approach with analytical descriptive methods. The data in this research was collected through participant observation, interviews and documentation studies. Participatory observation was carried out by directly participating in the records filing process carried out by KITLV-Jakarta. Interviews were conducted directly by gathering information through questions and answers with KITLV-Jakarta staff who participated in the filing implementation. Documentation studies are carried out by reading and analyzing journal articles, books, and organizational documents related to filing system. The results of this research show that filing at KITLV-Jakarta is carried out using a subject and chronological system. Filing is also carried out based on employee knowledge and habits. This causes several obstacles such as inconsistency in filing, limited resources, lack of guidelines, and no training related to records management. Based on these obstacles, efforts that can be made to document tacit knowledge are by holding training on records management and developing records management guidelines.

Kata Kunci : Arsip Dinamis, Pemberkasan Arsip, KITLV-Jakarta