PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP GAMBAR TEKNIK LOKOMOTIF UNTUK PERAWATAN LOKOMOTIF OLEH TEKNISI DI UPT. BALAI YASA YOGYAKARTA

M. FATAH DAFFA, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini berjudul “Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip Gambar Teknik Lokomotif untuk Perawatan Lokomotif oleh Teknisi di UPT. Balai Yasa Yogyakarta”. Secara umum proyek akhir ini membahas tentang bagaimana penggunaan dan pemeliharaan yang dilakukan oleh UPT. Balai Yasa Yogyakarta terhadap arsip gambar teknik lokomotif dengan menggunakan analisis dari Patrcia C Franks yang menyebutkan bahwa instrumen dalam penggunaan arsip yaitu kontrol akses, penyimpanan, dan temu balik arsip.

Penulisan Proyek Akhir ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Metode pengumpulan data yang digunakan ialah studi pustaka, wawancara, dan observasi partisipatif. Studi pustaka dilakukan melalui literatur berupa buku, jurnal dan sumber informasi yang berkaitan dengan topik ini. Wawancara dilakukan dengan tiga narasumber dari pihak UPT. Balai Yasa Yogyakarta melalui komunikasi dua arah antara penulis dan narasumber. Observasi partisipatif dilakukan dengan peneliti berpartisipasi secara langsung dalam kegiatan pengelolaan arsip gambar teknik lokomotif di Unit Dokumen

Hasil penelitian ini adalah ditemukannya fakta bahwa arsip gambar Teknik lokomotif di UPT. Balai Yasa Yogyakarta tergolong kedalam arsip dinamis inaktif. Arsip tersebut masih digunakan dalam proses perawatan lokomotif meskipun dengan frekuensi yang rendah. Bahwa dalam penggunaan dan pemeliharaan arsip gambar teknik lokomotif, diidentifikasi kendala-kendala sebagai berikut, yaitu sumber daya manusia kearsipan yang terbatas, sarana prasarana yang belum memadai, dan kondisi arsip gambar teknik lokomotif yang sudah rentan karena faktor usia.

This final project is entitled “Use and Maintenance of Locomotive Engineering Records for Locomotive Maintenance by Technicians at UPT. BY YK”. In general, this final project discusses how the use and maintenance carried out by UPT. BY YK on locomotive engineering records using an analysis from Patrcia C Franks which states that instruments in the use of records are access control, storage, and records retrieval.

The writing of this Final Project uses qualitative research methods with a descriptive approach. The data collection methods used were literature study, interviews, and participatory observation. Literature study was conducted through literature in the form of books, journals and information sources related to this topic. Interviews were conducted with three resource persons from the UPT. Balai Yasa Yogyakarta through two-way communication between the author and the resource person. Participatory observation is carried out by researchers directly participating in locomotive engineering drawing archive management activities in the Document Unit.

The result of this research is the fact that the locomotive engineering records at UPT Balai Yasa Yogyakarta is classified as an inactive records. The records are still used in the locomotive maintenance process although with a low frequency. In the use and maintenance of locomotive engineering records, the following obstacles were identified, namely limited archival human resources, inadequate infrastructure, and the condition of locomotive engineering records that are vulnerable due to age.

Kata Kunci : Penggunaan Arsip, Pemeliharaan Arsip, Arsip Gambar Teknik Lokomotif.