EVALUASI RUANG PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA DEPO ARSIP INAKTIF DI BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

JESSICA HAWANNA HUTAGAOL, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini membahas tentang evaluasi ruang penyimpanan arsip dinamis inaktif pada Depo Arsip Inaktif Badan Penanggulangan Bencana Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta berdasarkan standar Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif. Proyek akhir ini bertujuan untuk menjelaskan kesesuaian standar minimal gedung dan ruang penyimpanan arsip inaktif, kesesuaian keamanan dan keselamatan arsip inaktif serta menjelaskan priotitas masalah melalui analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG) pada Depo Arsip Inaktif di Badan Penanggulangan Bencana Daerah Daerah Istimewa.

Proyek akhir ini merupakan penelitian studi kasus. Pengumpulan data dilakukan dengan metode observasi partisipatif, wawancara dan studi pustaka. Metode Observasi partisipatif yaitu terlibat secara langsung dalam kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif yang dilakukan selama Magang MBKM 2023. Wawancara dilakukan secara terstruktur kepada petugas yang terlibat secara langsung dalam pengelolaan arsip dinamis inkatif. Studi pustaka dilakukan untuk melengkapi data penelitian yang bersumber dari buku, e-book, e-journal dan peraturan perundang-undangan.

Kesimpulan dari proyek akhir ini yaitu berdasarkan hasil evaluasi bahwa aspek lokasi, konstruksi dan bahan baku, tata ruang, beban muatan, kapasitas ruang simpan, suhu dan kelembaban, cahaya dan penerangan, rayap, angin, rak, boks, keamanan arsip dan keselamatan lingkungan dan kesehatan pada Depo Arsip Inaktif belum sesuai dengan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif. Prioritas masalah yang harus segera diperbaiki berdasarkan analisis Urgency, Seriousness, Growth (USG) yaitu keamanan arsip pada Depo Arsip Inaktif di Badan Penanggulangan Bencana Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta

This final project discuss the evaluation of inactive records storage at the Depo Arsip in the Badan Penanggulangan Bencana Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta based on the standard of Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif. The final project aim to explain the suitability of the minimum standard of building and storage space for inactive records, the suitability of security and safety of inactive records and explain the priority of problems through Urgency, Seriousness, Growth (USG) analysis at Depo Arsip Inaktif in the Badan Penanggulangan Bencana Daerah Daerah Istimewa. 

This final project is case study research. Data collection was carried out using participatory observation methods, interviews and literature studies. The participatory observation method is directly involved in inactive records management activities carried out during the MBKM 2023 Internship. Interviews were conducted in a structured manner to officers who were directly involved in the management of inactive records. Literature study was conducted to complement research data sourced from books, e-books, e-journals, laws and regulations. 

The conclusion of this final project is based on the evaluation results that aspects of location, construction and raw materials, spatial layout, load, storage capacity, temperature and humidity, light and lighting, termites, wind, shelves, boxes, records security and environmental safety and health at the Depo Arsip Inaktif in Badan Penanggulangan Bencana Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta is not in accordance with the standard of Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif. Prioritization of problems that must be fixed immediately based on Urgency, Seriousness, Growth (USG) analysis, namely records security at the Depo Arsip Inaktif in Badan Penanggulangan Bencana Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.

Kata Kunci : Evaluasi, Depo Arsip Inaktif, Arsip Dinamis Inaktif