Penataan Kembali Arsip Dinamis Inaktif Tidak Teratur di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman

SISKA OKTAFIANI, Faizatush Sholikhah., S.Sos., M.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir berjudul Penataan Kembali Arsip Dinamis Inaktif Tidak Teratur di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman yang menjelaskan tentang prosedur penataan kembali arsip dinamis inaktif tidak teratur di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman. Penataan kembali ini digunakan untuk mengembalikan arsip ke urutan yang seharusnya ketika dibuat milik KPU Kabupten Sleman. Tujuan penulisan proyek akhir ini tak lain untukk menjelaskan dan menganalisis kegiatan penataan kembali arsip dinamis inaktif tidak teratur dan juga menjelaskan hasil dari penataan kembali yang dapat digunakan untuk pemusnahan dan penyelamatan arsip.

Penelitian ini menggunakan kualitatif deskriptif dengan metodologi studi kasus. Tiga metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi partisipatif, wawancara, dan studi pustaka. Observasi partisipatif dilakukan dengan terlibat dalam kegiatan pentaan kembali arsip dinamis inaktif tidak teratur. Untuk memperkuat dilakukan wawancara dengan informan. Sementara itu teori, dan ilmu kearsipan yang digunakan untuk memperkuat data dalam penulisan Proyek Akhir ini dilakukan dengan studi pustaka. 

Kesimpulan dari proyek akhir ini adalah kegiatan penataan kembali arsip dinamis inaktif yang dilakukan di Komisi Pemilihan Umum terdiri dari beberapa tahapan yaitu: survei arsip dan pembuatan rencana pengelolaan arsip tidak teratur, pemilahan dan pembersihan arsip, pemberkasan/pengelompokan arsip, pendeskripsian, memasukan arsip kedalam kertas pembungkus, manuver informasi dan fisik arsip, penataan arsip dalam boks dan pelabelan boks, penataan boks arsip, dan penyusunan daftar arsip inaktif. Kemudian setelah dilakukan kegiatan penataan kembali dapat dilakukan pemusnahan ataupun penyelamatan arsip. Akan tetapi kegiatan ini tidak bisa mengembalikan arsip ke urutan seharusnya ketika dibuat. 

The final project entitled Re Arrangement of Inactive Irregular Records at The General Election Commission in Sleman Regency which explains the procedure for re arrangement of inactive irregular records at The General Election Commission in Sleman Regency. This re arrangement used to return the records to the order they should have been in when they were created by the KPU Sleman Regency. The purpose of writing this final project is none other than explain and analyze the activities of re arrangement of inactive irregular records and explain the results of re arrangement that can be used for destruction and recue records. 

This research uses descriptive qualitative with case study methodology. The three data collection methods used are participatory observation, interviews, and literature study. Participatory observation was carried out by being involved in the activities of reconstruction of inactive irregular records. To strengthen, interviews with informants were conducted. Meanwhile, the theory and archival science used to strengthen the data in writing this Final Project was carried out by literature study.

The conclusion of this final project is that the re arrangement inactive records carried out at the General Election Commission consist of seven stages: records survey and making irregular records management plans, sorting and cleaning records, filling/grouping records, describing, putting records into wrapping, maneuvering information and physical records, arranging records in boxes and labeling boxes, arranging records boxes, and creating a list of records. Then after the rearrangement activity can be carried out, the archive can be destroyed or rescue. However, this activity cannot restore the archive to the order in which it was created. 

Kata Kunci : Arsip DInamis Inaktif, Penataan Kembali Arsip, Pengelolaan Arsip