Program Digitalisasi Arsip Foto di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat Tahun 2023
FATHYA KHAIRASSYIFA NURUL SYA'BAN, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.
2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat selaku Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat bertanggung jawab dalam hal keselamatan, kelestarian, serta ketersediaan arsip statis dalam berbagai media agar dapat diakses dengan mudah oleh pengguna yang dapat diimplementasikan melalui program digitalisasi arsip foto. Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan urgensi serta pelaksanaan program digitalisasi arsip foto di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat tahun 2023.
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu studi pustaka, observasi, dan wawancara. Studi pustaka dilakukan dengan menelusuri referensi dari peraturan, jurnal, buku, dan sumber internet. Observasi partisipatif dilakukan dengan keterlibatan penulis dalam program digitalisasi arsip foto tahun 2023 melalui kegiatan Praktik Kerja Lapangan. Wawancara dilakukan dengan teknik wawancara semi-terstruktur kepada Arsiparis dan bagian IT yang relevan. Data kemudian dianalisis dengan teknik analisis yang digunakan yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Reduksi data dilakukan dengan memfokuskan pada data yang penting dan relevan dengan masalah utama yang akan dibahas pada penelitian ini. Penyajian data dilakukan dengan teks naratif. Penarikan kesimpulan dilakukan dengan menarik kesimpulan dari data yang sesuai dengan fokus penelitian.
Urgensi program digitalisasi arsip foto berkaitan dengan pelestarian fisik dan informasi, memudahkan akses, melaksanakan kewajiban sebagai LKD Provinsi dan simpul jaringan, implementasi SPBE, serta terdapat arsip foto terkait Tokoh Hall of Fame Jawa Barat. Program digitalisasi arsip foto yang dilaksanakan terbagi menjadi 3 tahapan yaitu pra digitalisasi, pelaksanaan digitalisasi, dan pasca digitalisasi. Pra digitalisasi meliputi penetapan kebijakan dan pendanaan, penetapan kriteria sumber daya digitalisasi, serta persiapan teknis berupa penetapan tim digitalisasi, menyiapkan daftar arsip statis, serta menyiapkan sarana dan prasarana. Pelaksanaan digitalisasi meliputi persiapan, pemindaian arsip foto menggunakan scanner, penyimpanan file arsip foto hasil digitalisasi, verifikasi, serta pembuatan daftar arsip foto hasil digitalisasi dan berita acara. Pasca digitalisasi berkaitan dengan pencadangan arsip foto hasil digitalisasi secara berkala, publikasi arsip foto hasil digitalisasi melalui SIKN/JIKN, serta pengembangan SIKN/JIKN.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat as the Regional Archives Institution of West Java Province is responsible for the safety, preservation, and availability of static archives in various media so that they can be accessed easily by users which can be implemented through a photo archive digitalization program. This research aims to explain the urgency and implementation of the photo archive digitalization program at Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat in 2023.
This research is a qualitative research with a case study approach. The data collection methods used were literature study, observation, and interviews. Literature study was conducted by tracing references from regulations, journals, books, and internet sources. Participatory observation was carried out with the author's involvement in the photo archive digitalization program in 2023 through Field Work Practice activities. Interviews were conducted using semi-structured interview techniques to relevant Archivists and IT field. The data was then analyzed using the analysis techniques used, namely data reduction, data presentation and conclusion drawing. Data reduction is done by focusing on data that is important and relevant to the main problems that will be discussed in this study. Data presentation was done with narrative text. Conclusion drawing is done by drawing conclusions from data that is in accordance with the focus of the research.
The urgency of the photo archive digitalization program is related to physical and information preservation, facilitating access, carrying out obligations as a Provincial LKD and network node, implementing SPBE, and there are photo archives related to the West Java Hall of Fame figures. The photo archive digitalization program implemented is divided into 3 stages, namely pre-digitalization, digitalization implementation, and post- digitalization. Pre- digitalization includes determining policies and funding, determining digitalization resource criteria, and technical preparation in the form of determining the digitalization team, preparing a list of static archives, and preparing facilities and infrastructure. Digitalization implementation includes preparation, scanning photo archives using a scanner, storing digitized photo archive files, verification, and making a list of digitized photo archives and minutes. Post- digitalization is related to periodic backup of digitized photo archives, publication of digitized photo archives through SIKN/JIKN, and development of SIKN/JIKN.
Kata Kunci : digitisasi, digitalisasi, arsip foto, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat/digitization, digitalization, photo archives, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat
