Evaluasi Program Layanan Informasi Arsip Statis Berbasis Sistem Informasi Arsip Statis (Si Artis) di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen
SALSABILA KARTIKA MUFTI, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.
2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi
Proyek akhir ini membahas
mengenai evaluasi program layanan informasi arsip statis berbasis Sistem
Informasi Arsip Statis (Si Artis) di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Kebumen. Adanya permasalahan sistem pada Si Artis yang sempat terjadi pada April
2022 hingga Juli 2023, berdampak pada menurunnya jumlah pengguna. Penulisan
Proyek Akhir ini bertujuan untuk mengevaluasi penerapan Si Artis sebagai
program layanan informasi arsip statis menggunakan model evaluasi CIPP
(Context, Input, Process, Product) agar dapat mengetahui hambatan dalam
penerapan sistem dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan dan pengembangan Si
Artis lebih lanjut.
Adapun metode yang digunakan
dalam penelitian ini adalah kualitatif deskriptif. Teknik pengumpulan data yang
dilakukan yaitu melalui observasi, wawancara, studi pustaka. Data yang telah
terkumpul kemudian diolah dan dianalisis melalui tahap reduksi data, penyajian
data, dan penarikan kesimpulan.
Evaluasi terhadap konteks
menunjukkan kesesuaian permasalahan dengan tujuan dan mencakup seluruh
stakeholder yang relevan. Namun, kualitas input seperti SDM, sarana prasarana,
dan anggaran masih perlu ditingkatkan. Strategi merangkul OPD (Organisasi Perangkat
Daerah) dan bekerja sama dengan Diskominfo sudah tepat, tetapi perlu eksekusi
yang baik. Evaluasi proses mengungkapkan bahwa terdapat beberapa kendala
khazanah arsip yang minim, belum adanya perawatan sistem, belum adanya
keterlibatan OPD, dan kurangnya sosialisasi kepada pencipta arsip dan
masyarakat. Evaluasi produk menunjukkan bahwa implementasi Si Artis telah
mencapai tujuan program, tetapi terdapat beberapa aspek perlu diperbaiki,
termasuk fitur, desain antarmuka, dan konten yang kurang variatif. Adapun
rekomendasi yang diberikan yaitu Disarpus Kebumen perlu menambah SDM
berkeahlian IT, mengalokasikan anggaran khusus meningkatkan sarana dan
prasarana, rutin melakukan perawatan sistem, menambah khazanah arsip statis,
aktif melakukan sosialisasi, dan melakukan pembaruan desain interface.
Perbaikan pada aspek-aspek tersebut akan meningkatkan kualitas layanan dan
memberikan manfaat bagi stakeholder dan pengguna sistem.
This final project discusses the
evaluation of the archives information service program based on the Sistem
Informasi Arsip Statis (Si Artis) at Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Kebumen. System issues with Si Artis, which occurred from April 2022 to July
2023, resulted in a decline in user numbers. The aim of this final project is
to evaluate the implementation of Si Artis as a archives information service
program using the CIPP (Context, Input, Process, Product) evaluation model to
identify barriers in system implementation and provide recommendations for
further improvement and development of Si Artis.
The method used in this research
is descriptive qualitative. Data collection techniques include observation,
interviews, and literature study. The collected data is then processed and
analyzed through data reduction, data presentation, and conclusion drawing
stages.
Evaluation of the context shows
that the issues align with the objectives and involve all relevant
stakeholders. Input evaluation indicates that human resources, facilities,
infrastructure, and budget need improvement. While the strategy of involving
OPD (Organisasi Perangkat Daerah) and collaborating with Diskominfo is
appropriate, it requires better execution. Process evaluation reveals obstacles
such as minimal archive collections, lack of system maintenance, insufficient
OPD involvement, and inadequate socialization with archive creators and the
public. Product evaluation shows that Si Artis has achieved its objectives but
needs improvement in features, user interface design, and content variability.
Recommendations include adding IT-skilled personnel, allocating a special
budget, enhancing facilities and infrastructure, regularly maintaining the
system, increasing archives collections, actively socializing the program, and
updating the interface design. These improvements will enhance service quality
and benefit stakeholders and users.
Kata Kunci : evaluasi CIPP, Sistem Informasi Arsip Statis (Si Artis), Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen / CIPP evaluation, Sistem Informasi Arsip Statis (Si Artis), Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen