Evaluasi Program Layanan Informasi Arsip Statis Berbasis Sistem Informasi Arsip Statis (Si Artis) di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen

SALSABILA KARTIKA MUFTI, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini membahas mengenai evaluasi program layanan informasi arsip statis berbasis Sistem Informasi Arsip Statis (Si Artis) di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen. Adanya permasalahan sistem pada Si Artis yang sempat terjadi pada April 2022 hingga Juli 2023, berdampak pada menurunnya jumlah pengguna. Penulisan Proyek Akhir ini bertujuan untuk mengevaluasi penerapan Si Artis sebagai program layanan informasi arsip statis menggunakan model evaluasi CIPP (Context, Input, Process, Product) agar dapat mengetahui hambatan dalam penerapan sistem dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan dan pengembangan Si Artis lebih lanjut.

Adapun metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif deskriptif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan yaitu melalui observasi, wawancara, studi pustaka. Data yang telah terkumpul kemudian diolah dan dianalisis melalui tahap reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Evaluasi terhadap konteks menunjukkan kesesuaian permasalahan dengan tujuan dan mencakup seluruh stakeholder yang relevan. Namun, kualitas input seperti SDM, sarana prasarana, dan anggaran masih perlu ditingkatkan. Strategi merangkul OPD (Organisasi Perangkat Daerah) dan bekerja sama dengan Diskominfo sudah tepat, tetapi perlu eksekusi yang baik. Evaluasi proses mengungkapkan bahwa terdapat beberapa kendala khazanah arsip yang minim, belum adanya perawatan sistem, belum adanya keterlibatan OPD, dan kurangnya sosialisasi kepada pencipta arsip dan masyarakat. Evaluasi produk menunjukkan bahwa implementasi Si Artis telah mencapai tujuan program, tetapi terdapat beberapa aspek perlu diperbaiki, termasuk fitur, desain antarmuka, dan konten yang kurang variatif. Adapun rekomendasi yang diberikan yaitu Disarpus Kebumen perlu menambah SDM berkeahlian IT, mengalokasikan anggaran khusus meningkatkan sarana dan prasarana, rutin melakukan perawatan sistem, menambah khazanah arsip statis, aktif melakukan sosialisasi, dan melakukan pembaruan desain interface. Perbaikan pada aspek-aspek tersebut akan meningkatkan kualitas layanan dan memberikan manfaat bagi stakeholder dan pengguna sistem.

This final project discusses the evaluation of the archives information service program based on the Sistem Informasi Arsip Statis (Si Artis) at Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen. System issues with Si Artis, which occurred from April 2022 to July 2023, resulted in a decline in user numbers. The aim of this final project is to evaluate the implementation of Si Artis as a archives information service program using the CIPP (Context, Input, Process, Product) evaluation model to identify barriers in system implementation and provide recommendations for further improvement and development of Si Artis.

The method used in this research is descriptive qualitative. Data collection techniques include observation, interviews, and literature study. The collected data is then processed and analyzed through data reduction, data presentation, and conclusion drawing stages.

Evaluation of the context shows that the issues align with the objectives and involve all relevant stakeholders. Input evaluation indicates that human resources, facilities, infrastructure, and budget need improvement. While the strategy of involving OPD (Organisasi Perangkat Daerah) and collaborating with Diskominfo is appropriate, it requires better execution. Process evaluation reveals obstacles such as minimal archive collections, lack of system maintenance, insufficient OPD involvement, and inadequate socialization with archive creators and the public. Product evaluation shows that Si Artis has achieved its objectives but needs improvement in features, user interface design, and content variability. Recommendations include adding IT-skilled personnel, allocating a special budget, enhancing facilities and infrastructure, regularly maintaining the system, increasing archives collections, actively socializing the program, and updating the interface design. These improvements will enhance service quality and benefit stakeholders and users.

Kata Kunci : evaluasi CIPP, Sistem Informasi Arsip Statis (Si Artis), Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen / CIPP evaluation, Sistem Informasi Arsip Statis (Si Artis), Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kebumen