Analisis Kebutuhan Kualifikasi Pendidikan Dan Pengalaman Kerja Sumber Daya Manusia Kearsipan Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta

ANNISA NURUL AMALIA, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Tujuan proyek akhir ini yaitu untuk mengetahui kebutuhan kualifikasi pendidikan dan pengalaman kerja sumber daya manusia kearsipan dalam pengelolaan arsip dinamis di Sekretariat Daerah DIY.

Penelitian ini merupakan penelitian dengan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Data diperoleh dengan tiga teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Observasi yang dilaksanakan  adalah observasi non partisipan yang dilakukan di Sekretariat Daerah DIY untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis. Wawancara dilaksanakan dengan menggunakan metode wawancara terstruktur melalui wawancara langsung untuk mengetahui kebutuhan kualifikasi pendidikan dan pengalaman kerja sumber daya manusia kearsipan dalam pengelolaan arsip dinamis di Sekretariat Daerah DIY. Dokumentasi dilaksanakan dengan menggunakan beberapa dokumen yang tersedia seperti dokumen kepegawaian, surat keputusan, peraturan, dan lain-lain untuk memperkuat analisis data. 

Hasil dari penelitian ini adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis di Sekretariat Daerah DIY meliputi tahapan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Hasil analisis kebutuhan kualifikasi pendidikan dan pengalaman kerja sumber daya manusia kearsipan dalam pengelolaan arsip dinamis di Sekretariat Daerah DIY menunjukkan bahwa aspek ini sangat penting karena membantu dalam menyeragamkan pemahaman, pembinaan pada unit kerja, penanganan proses penggunaan sistem informasi, berkontribusi pada kerja pegawai, dan lain-lain. Diperkuat dengan kebutuhan akan arsiparis pada 1 OPD minimal 1 arsiparis. Juga berpengaruh dalam hal beradaptasi dengan kondisi pengelolaan arsip di tempat kerja sehingga tidak merasa canggung. Informan mengakui bahwa pemahaman yang baik tentang ilmu kearsipan dan pengalaman di bidang kearsipan memiliki dampak positif pada efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip. 

The purpose of this final project is to find out the workforce analysis of records professionals in records management of the Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.

This research is a qualitative method with a case study approach. Data were obtained using three data collection techniques, namely observation, interviews, and documentation. The observation carried out was non-participant observation conducted at the Sekretariat Daerah DIY to find out the implementation of records management. Interviews were conducted using a structured interview method through direct interviews to find out the workforce analysis of records professionals in records management of the Sekretariat Daerah DIY. Documentation was carried out using several available documents such as personnel documents, decision letters, regulations, and others to strengthen data analysis.

The result of this research is that the implementation of records management in the Sekretariat Daerah DIY includes the stages of creation, use, maintenance, and depreciation. The results of the workforce analysis of records professionals in the records management of the Sekretariat Daerah DIY shows that this aspect is very important because it helps in uniform understanding, coaching in work units, handling the process of using information systems, contributing to employee work, and others. Reinforced by the need for arsiparis in 1 OPD at least 1 arsiparis. Also influential in terms of adapting to records management conditions in the workplace so as not to feel awkward. Informants recognised that a good understanding of archival science and experience in the archival field has a positive impact on the effectiveness and efficiency of records management. 

Kata Kunci : Kualifikasi Pendidikan, Pengalaman Kerja, Sumber Daya Manusia Kearsipan, Pengelolaan Arsip Dinamis / Educational Qualifications, Work Experience, Records Professional, Records Management.