Peran Kawedanan Widya Budaya dalam Pengolahan Arsip Statis Tekstual Karaton Ngayogyakarta Hadiningrat

Dzaky Ibnu Atha, Rina Rakhmawati, S. Hum., M.P.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan. Kawedanan Widya Budaya memiliki tugas pokok dan fungsi yang salah satunya adalah mengolah arsip statis. Pengolahan arsip statis menghasilkan sarana temu kembali arsip statis (finding aids). Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengolahan dan kendala yang dialami oleh Kawedanan Widya Budaya dalam rangka pembuatan sarana temu balik.

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif studi kasus, dengan pengumpulan data melalui observasi, studi pustaka, dan wawancara. Observasi, penulis ikut serta mengolah arsip statis tekstual Karaton Ngayogyakarta Hadiningrat. Studi pustaka dengan cara mencari referensi dari buku, jurnal, dan karya ilmiah yang relevan dengan tema penelitian. Wawancara dilakukan dengan cara tanya jawab antara penulis dengan abdi dalem Kawedanan Widya Budaya.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa kondisi arsip statis tekstual Karaton Ngayogyakarta Hadiningrat rata-rata dalam kondisi rusak, namun isi informasi masih dapat dibaca dengan jelas. Tahapan pengolahan arsip statis tekstual Karaton Ngayogyakarta Hadiningrat terdiri dari penyusunan skema sementara pengaturan arsip, pemilahan arsip, deskripsi arsip, manuver/pengelompokkan informasi, menyusun skema definitf pengaturan arsip, penomoran definitif, manuver fisik, penomoran definitf arsip, memasukkan arsip ke dalam boks arsip, pelabelan, pembuatan draf daftar arsip statis, uji petik, pengesahan senarai arsip, dan distribusi dan publikasi senarai arsip. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kegiatan-kegiatan tersebut masih kurang optimal. Hal tersebut disebabkan kurangnya kuantitas dan kualitas SDM pada Kawedanan Widya Budaya.

Archives have historical value. Kawedanan Widya Budaya has main tasks and functions, one of which is archives processing. Archives processing produces finding aids. The purpose of this research is to find out the archives processing and obstacles experienced by Kawedanan Widya Budaya in the context of making finding aids.

This research uses a qualitative case study method, with data collection through observation, literature study, and interviews. Observation, the author participated in archives processing of the Karaton Ngayogyakarta Hadiningrat. Literature study by finding references from books, journals, and scientific works that are relevant to the research theme. Interviews were conducted by means of questions and answers between the author and the abdi dalem of Kawedanan Widya Budaya.

The results of this study indicate that the condition of the archives of the Karaton Ngayogyakarta Hadiningrat is on average in a damaged condition, but the information content can still be read clearly. The processing stages of the textual archives of the Karaton Ngayogyakarta Hadiningrat consist of preparing a temporary scheme of archive arrangement, sorting archives, describing archives, maneuvering information, preparing a definitive scheme of archive arrangement, definitive numbering, physical maneuvering, definitive numbering of archives, putting archives in archive boxes, labeling, making a draft list of static archives, citation testing, validating archive lists, and distribution and publication of archive lists. The results showed that these activities were still less than optimal. This is due to the lack of quantity and quality of human resources at Kawedanan Widya Budaya.

Kata Kunci : Arsip Statis Tekstual, Pengolahan Arsip Statis, Sarana Temu Kembali Arsip