Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan Internal oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cirebon Kepada Organisasi Perangkat Daerah Kota Cirebon Sebagai Upaya Peningkatan Sadar Arsip

Salma Nabila Firdaus, Waluyo, S.S., M.Hum

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cirebon selaku organisasi yang bertanggungjawab atas penyelenggaraan kearsipan di Kota Cirebon melaksanakan Pengawasan Kearsipan Internal kepada Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintahan Daerah Kota Cirebon. Kegiatan tersebut dilakukan untuk memastikan kesesuaian penyelenggaraan kearsipan pada Perangkat Daerah di wilayah Pemerintah Daerah Kota Cirebon dengan Peraturan yang berlaku. Selain itu, dengan dilaksanakannya kegiatan Pengawasan Kearsipann dapat meningkatkan sadar arsip bagi Perangkat Daerah yang menjadi objek pengawasan.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan teknik deskriptif. Metode yang digunakan dalam mengumpulkan data yaitu observasi partisipatif, studi pustaka dan wawancara. Observasi dilakukan dengan mengamati objek dan ikut serta dalam kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal kepada Perangkat Daerah yang menjadi objek pengawasan. Studi pustaka dilakukan dengan membaca dan memahami referensi yang meliputi buku,         Pedoman, jurnal dan sumber dari internet mengenai pengawasan kearsipan dan sadar arsip. Setelah itu data yang diperoleh kemudian diolah menjadi informasi sehingga mendapat inti dari hasil penelitian ini. Sedangkan wawancara dilakukan kepada Arsiparis maupun anggota tim lainnya yang ikut serta dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan.

Kesimpulan yang didapat dari penelitian ini adalah kegiatan pengawasan kearsipan dilaksanakan untuk meningkatkan sadar tertib arsip dan memastikan pengelolaan arsip disetiap Perangkat Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal dilakukan dalam 3 (tiga) tahap, yaitu peeencanaan, pelaksanaan dan pelaporan.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cirebon as the organization responsible for administering archival in Cirebon City carries out Internal Records Management Program Audit of Regional Apparatus within the Cirebon City Regional Government. This activity was carried out to ensure the conformity of the administration of archival in Regional Apparatus in the Cirebon City Regional Government area with applicable regulations. In addition, carrying out Internal Records Management Program Audits can increase awareness of archival for Regional Officials who are the object of supervision.

This research uses a qualitative approach with descriptive techniques. The methods used to collect data were participatory observation, literature study and interviews. Observations are carried out by observing objects and participating in Internal Records Management Program Audit for Regional Apparatus who are the Object of Audits. Literature research is carried out by reading and understanding references which include books, guidelines, journals and internet sources regarding record management audit and archival awareness. After that, the data obtained is then processed into information so as to get the essence of the results of this research. Meanwhile, interviews were conducted with archivists and other team members who participated in the implementation of archival supervision.

The conclusion obtained from this research is that records management audit activities are carried out to increase awareness of orderly records and ensure that records management in each Regional Apparatus is in accordance with applicable regulations. Internal Records Management Program Audits are carried out in 3 (three) stages, planning, conducting and reporting.

Kata Kunci : pengawasan kearsipan, pengelolaan arsip, sadar arsip