Analisis Penataan Dan Temu Kembali Arsip Berkas Perkara Di Pengadilan Negeri Wates

Septi Puspitasari, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2024 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Arsip berkas perkara yang sudah dinyatakan selesai perkaranya, masih ada kemungkinan untuk berkasnya dibutuhkan kembali untuk diakses informasinya. Arsip berkas perkara terus bertambah seiring dengan berjalannya waktu. Temu balik arsip erat kaitanya dengan penataan arsipnya. Sehingga baik buruknya penataan arsip di suatu lembaga dapat dilihat dari keefektifan dan kemudahan temu kembali arsipnya. Maka perlu adanya penataan arsip yang baik karena akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip. Sehingga, penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan proses penataan arsip berkas perkara hingga temu kembali arsip berkas perkara sebagai sumber informasi bagi pengadilan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif dengan pendekatan deskriptif, metode pengumpulan data yang digunakan terdiri dari observasi partisipan, wawancara dan studi dokumen. Data dianalisis menggunakan analisis data kualitatif yang mencakup proses merapikan data, menemukan unit analisis, membuat daftar unit analisis yang stabil, menciptakan pola, dan merakit struktur.

Hasil dari penelitian ini adalah penataan arsip berkas perkara dilakukan berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order). Penataan arsip meliputi tahapan kegiatan pengklasifikasian, pendeskripsian, penentuan nomor rak, laci dan boks, penataan arsipkedalam boks, pelabelan boks, pembuatan daftar arsip dan penyimpanan boks. Proses temu kembali arsip menggunakan daftar arsip pada Sistem Informasi Penelurusan Perkara(SIPP) dengan prosedur pengajuan permohonan pinjam, pencarian arsip, penyerahan arsip dan pengisian buku pinjam arsip . Kendala yang terjadi meliputi terbatasnya sumber daya manusia, jaringan tidak stabil, dan website bermasalah.

Case records where the case has been declared complete, there is still a possibility that the files will be needed again to access the information. The case records continues to grow as time goes by. Archive retrieval is closely related to the organization of the archive. So the good and bad of archival management in an institution can be seen from the effectiveness and ease of retrieving the archives. So its necessary to organize good archives because it will make it easier to find archives again. Thus, this research aims to describe the process of structuring case file archives to the retrieval of case file archives as a source of information for the court in carrying out its duties and functions.

The research method used in this research is qualitative with a descriptive approach, the data collection method used consists of participant observation, interviews and document study. Data is analyzed using qualitative data analysis which includes the process of tidying up data, finding units of analysis, making a list of stable units of analysis, creating patterns, assembling structures.

The result of this research is that the arrangement of case records is carried out based on the principle of provenance and the principle of original order. Arranging archives includes the activities of classifying, describing, determining shelf, drawer and box numbers, arranging archives into boxes, labeling boxes, making archive lists and storing boxes. The archive retrieval process uses the archive list in the Case Tracking System (CTS) with procedures for submitting loan requests, searching for archives,submitting archives and filling out archive loan books. Obstacles that occur include limited human resources, unstable networks, and problematic websites.

Kata Kunci : Penataan, Temu kembali, Arsip berkas perkara