Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital Kartografi di Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Daerah Istimewa Yogyakarta

Azahra Shafa Ratimaya Rajni, Faizatush Sholikhah, M.A

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Arsip kartografi menyajikan informasi dan data geografis tentang hutan. Peran arsip kartografi menjadi sangat penting sebagai perencanaan, pengawasan, dan evaluasi kebijakan pembangunan bidang kehutanan. Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan Daerah Istimewa Yogyakarta berwenang dan memiliki tanggung jawab dalam perlindungan dan pengamanan dari berbagai faktor ancaman yang menyebabkan hilang atau rusaknya arsip kartografi. Proyek akhir ini bertujuan untuk menggambarkan identifikasi arsip kartografi sebagai arsip vital, serta metode perlindungan dan pengamanan yang diterapkan oleh instansi.

Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Teknik pengumpulan data berasal dari data primer dan data sekunder dengan metode observasi non-partisipatif, wawancara semi terstruktur, dan studi pustaka. Teknik analisis data yang digunakan yakni reduksi data, penyajian data, penarikan kesimpulan dan verifikasi data.

Penelitian ini menunjukkan hasil bahwa perlindungan dan pengamanan arsip vital kartografi secara konvensional adalah duplikasi, dispersal, dan proteksi tempat penyimpanan. Sementara itu, perlindungan dan pengamanan arsip vital kartografi elektronik berupa kontrol keamanan dan akses serta pengelolaan media penyimpanan melalui tersedianya cadangan serta perlindungan terhadap perangkat elektronik. Instansi tidak mempunyai strategi untuk rencana kesinambungan bisnis dalam rangka penyelamatan arsip vital ketika terjadi bencana maupun kondisi darurat lainnya. Akibatnya instansi akan mengalami kerugian yang signifikan yakni tidak dapat melanjutkan operasinya. 

Cartographic records provide information and geographic data about forestry. The role of cartographic records is very important for planning, monitoring and evaluating forestry development policies. The Environment and Forestry Service in Special Region of Yogyakarta is authorized and has the responsibility to protect and securing of cartographic records from various threat factors that cause loss or dagame. This final project aims to describe the identification of cartographic records as vital records, as well as the protection and security methods applied by the institution.

This research uses a type of qualitative descriptive approach. Data collection techniques came from primary and secondary data using non-participant observation, semi-structured interviews, and literature study. The data analysis techniques used are data reduction, data presentation, making conclusion and data verification.

This research shows that the protection and security of cartographic vital records conventionally are duplication, dispersal, and protection of storage areas. Meanwhile, the protection and security of vital cartographic records electronically is in the form of security and access control and storage media management through the availability of backups and protection of electronic devices. Institutions do not have a strategy for business continuity plans in order to preserve vital records in the event of a disaster or other emergency. As a result, the institution will experience significant losses, which is unable to continue its operations.

Kata Kunci : Arsip Kartografi, Arsip Vital, Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital; Cartographic Records, Vital Records, Protection and Security of Vital Records