Akses dan Layanan Arsip Kartografi di Kawedanan Hageng Punakawan Widya Budaya

Sri Wigati, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Kawedanan Hageng Punakawan Widyabudaya adalah lembaga kearsipan di Keraton Ngayogyakarta Hadiningrat. Tugas dari Kawedanan Hageng Punakawan  Widyabudaya adalah untuk mengelola arsip statis di wilayah Keraton. Mengingat Kawedanan Hageng Punakawan Widyabudaya merupakan pusat penelitian, penyimpanan dan bukti sejarah maka Widyabudaya mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk melakukan kegiatan layanan dan akses arsip. Arsip kartografi mempunyai nilai kegunaan yang dapat dimanfaatkan, salah satu khasanah arsip yang di kelola adalah arsip kartografi berjenis peta tematik yang berisi mengenai wilayah daerah Kota Gede. Perlu adanya penelitian mengenai layanan dan akses arsip kartografi karena arsip kartografi dapat dimanfaatkan oleh masyarakat umum untuk berbagai keperluan, oleh sebab itu arsip kartografi seharusnya tidak hanya disimpan.

Penelitian ini dengan pendekatan kualitatif deskriptif. Unit analisis dalam penelitian ini ialah akses dan layanan arsip kartografi. Metode pengumpulan data yang dilakukan yakni observasi, wawancara dan studi pustaka. Observasi yang dengann terlibat langsung dalam akses dan layanan arsip kartografi. Wawancara dengann tanya jawab kepada narasumber yang bertugas pada layanan arsip dan abdi dalem untuk mendapatkan jawaban yang terpercaya. Dan studi pustaka yang dilakukan dengan menelusuri referensi dari buku, jurnal, peraturan dan sumber dari internet. Data yang telah dikumpulkan kemudian diolah dan disimpulkan sebagai hasil penelitian. 

Kesimpulan dari proyek akhir ini bahwa dalam melakukan kegiatan layanan dan akses Kawedanan Hageng Punakawan Widyabudaya mempunyai aturan dalam layanan dan akses arsip. Layanan yang disediakan Kawedanan Hageng Punakawan Widyabudaya seperti layanan konsultasi sumber, penelusuran arsip, layanan peminjaman arsip, dan layanan penggandaan arsip. Sarana dan prasarana yang disediakan sudah cukup mendukung berjalannya layanan dan akses arsip kartografi. Terdapat tata tertib mengenai penggunaan arsip kartografi yang harus dipatuhi pengguna. Akses dan layanan arsip kartografi dengan  menyediakan prosedur akses dan layanan yang dibuat sederhana namun tetap memperhatikan integritas dan keamanan fisik dan informasi arsip kartografi.

Kawedanan Hageng Punakawan Widyabudaya is an archival institution in Ngayogyakarta Hadiningrat Palace. The task of Kawedanan Hageng Punakawan Widyabudaya is to manage static archives in the palace area. Considering that Kawedanan Hageng Punakawan Widyabudaya is a center of research, storage and historical evidence, Widyabudaya has the duty and responsibility to carry out service activities and archives access. Cartographic archives have useful values that can be utilized, one of the archival treasures that are managed is a cartographic archives of thematic maps containing the Kota Gede area. There is a need for research on services and access to cartographic archives because cartographic archives can be utilized by the general public for various purposes, therefore cartographic archives should not only be stored.

This research uses a descriptive qualitative approach. The unit of analysis in this research is access and cartographic archives services. The data collection methods used were observation, interview and literature study. Observation with direct involvement in access and cartographic archives services. Interviews by asking questions to sources in charge of archives services and courtiers to get reliable answers. And literature study conducted by tracing references from books, journals, regulations and sources from the internet. The data that has been collected is then processed and concluded as a result of the research.

The conclusion of this final project is that in carrying out service and access activities Kawedanan Hageng Punakawan Widyabudaya has rules in archives service and access. The services provided by Kawedanan Hageng Punakawan Widyabudaya include source consultation services, archives searches, archives loan services, and archives duplication services. The facilities and infrastructure provided are sufficient to support the running of services and access to cartographic archives. There are rules regarding the use of cartographic archives that users must obey. Access and service of cartographic archives by providing access and service procedures that are made simple but still pay attention to the integrity and physical security and information of cartographic archives.

Kata Kunci : Akses arsip, Layanan arsip, Arsip Kartografi, Kawedanan Hageng Punakawan Widyabudaya