Aktivitas Kearsipan Abdi Dalem Karaton Ngayogyakarta Hadiningrat Dalam Pelestarian Arsip Kasultanan Di Kawedanan Widya Budaya

Arthalia Melati Soedarmo, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Kawedanan Widya Budaya di Karaton Ngayogyakarta Hadiningrat mempunyai kewajiban dalam melakukan pelestarian arsip statis. Pelestarian arsip yang berupa preservasi preventif dan preservasi kuratif dilakukan oleh Abdi Dalem Punakawan. Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana bentuk aktivitas kearsipan yang dilakukan oleh Abdi Dalem Punakawan.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan fokus penelitian mengenai bagaimana bentuk aktivitas kearsipan abdi dalem yang berada di Kawedanan Widya Budaya serta bagaimana cara pelestarian Arsip Statis tekstual Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat. Metode pengumpulan yang digunakan yaitu observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi Pustaka. Observasi dilakukan dengan metode observasi partisipatif. Observasi partisipatif dilakukan dengan penulis yang ikut serta dalam proses pelestarian arsip tekstual Kasultanan Karaton Ngayogyakarta di Kawedanan Widya Budaya. Wawancara dilakukan dengan narasumber dari Kawedanan Widya Budaya. Dokumentasi dilakukan dengan cara melakukan pengambilan gambar terkait bagaimana bentuk aktivitas kearsipan serta pelestarian arsip. Studi Pustaka dilakukan dengan menelusuri referensi jurnal, buku, peraturan dan sumber internet. Kemudian data dianalisis dengan teknik analisis reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Reduksi data dilakukan dengan memfokuskan pada pelestarian arsip yang dilakukan oleh Abdi Dalem Punakawan. Penyajian data dilakukan dengan teks naratif. Kesimpulan dilakukan dengan cara menarik kesimpulan dari data yang sesuai dengan fokus penelitian.

Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa Abdi Dalem Punakawan memiliki peran penting dalam kegiatan aktivitas kearsipan yang berada di Kawedanan Widya Budaya. Aktivitas kearsipan di Kawedanan Widya Budaya merupakan kegiatan dalam pelestarian arsip Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat. Kegiatan pelestarian arsip di Kawedanan Widya Budaya dilakukan dengan melakukan Preservasi Preventif maupun Kuratif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kegiatan-kegiatan tersebut masih kurang optimal. Hal tersebut disebabkan kurangnya kuantitas dan kualitas SDM pada Kawedanan Widya Budaya.

Kawedanan Widya Budaya in Ngayogyakarta Hadiningrat Palace has an obligation to preserve archives. Archive preservation in the form of preventive preservation and curative preservation is carried out by Abdi Dalem Punakawan. This research aims to explain how the form of archival activities carried out by Abdi Dalem Punakawan.

This research uses a qualitative approach with a research focus on how the form of archival activities of the courtiers in Kawedanan Widya Budaya and how to preserve the textual Archives of the Ngayogyakarta Hadiningrat Sultanate. The collection methods used were observation, interview, documentation, and literature study. Observation is done with participatory observation method. Participatory observation was conducted by the author who participated in the process of preserving the textual archives of the Ngayogyakarta Sultanate at Kawedanan Widya Budaya. Interviews were conducted with resource persons from Kawedanan Widya Budaya. Documentation was done by taking pictures related to how archival activities and archive preservation look like. Literature study was conducted by tracing references to journals, books, regulations and internet sources. Then the data was analyzed using data reduction analysis techniques, data presentation, and conclusion drawing. Data reduction was carried out by focusing on the preservation of archives carried out by Abdi Dalem Punakawan. Data presentation was done with narrative text. Conclusions were drawn from the data in accordance with the focus of the research. 

Based on the results of the research, it can be concluded that Abdi Dalem Punakawan has an important role in archival activities in Kawedanan Widya Budaya. Archival activities in Kawedanan Widya Budaya are activities in preserving the archives of the Ngayogyakarta Hadiningrat Sultanate. Archival preservation activities in Kawedanan Widya Budaya are carried out by conducting Preventive and Curative Preservation. The results showed that these activities were still less than optimal. This is due to the lack of quantity and quality of human resources at Kawedanan Widya Budaya.

Kata Kunci : Aktivitas kearsipan, pelestarian arsip, preservasi