ANALISIS PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI DIREKTORAT ASET UNIVERSITAS GADJAH MADA

Mazaya Aura Putri, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini menjelaskan analisis pengolahan arsip dinamis inaktif di Direktorat Aset Universitas Gadjah Mada. Penulisan proyek akhir ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisa pengolahan arsip dinamis inaktif berdasarkan peraturan pengelolaan arsip inaktif yang digunakan di Universitas Gadjah Mada. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus.

Teknik pengumpulan data dilakukan dengan tiga metode yang terdiri dari wawancara, observasi, dan studi dokumen. Wawancara dilaksanakan secara semi-terstruktur melalui wawancara langsung dengan Kasi Penatausahaan Aset, Staff Penatausahaan Aset, dan Tenaga Paruh Waktu. Metode observasi partisipatif dilakukan untuk mengamati dan terlibat langsung pada kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif. Sementara itu, studi dokumen dilakukan dengan membaca dan mengkaji sumber ilmiah berupa buku, jurnal, proyek akhir, dan peraturan yang relevan dengan penelitian yang dilakukan.

Hasil dari penelitian ini adalah pengolahan arsip dinamis inaktif di Direktorat Aset UGM meliputi penataan dan penyimpanan arsip dilakukan dengan berpedoman pada Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pemeliharaan Arsip Dinamis dan Panduan Tata Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan UGM. Pengolahan arsip dinamis inaktif belum berjalan maksimal karena ditemukan permasalahan teknis dan non teknis yang berpengaruh dalam mencapai tujuan pengelolaan arsip inaktif. Dapat disimpulkan bahwa (1) pengelolaan arsip dinamis inaktif belum optimal dari segi biaya dan sdm, (2) pengelolaan arsip inaktif membutuhkan waktu lama dalam mengakses arsip, dan (3) pengelolaan arsip dinamis inaktif belum menjamin keamanan dan keselamatan arsip karena metode yang diterapkan tidak menjaga arsip secara jangka panjang sehingga perlu ditingkatkan agar arsip lebih terjaga.

This final project describes the analysis of inactive records processing at the Directorate of Assets of Universitas Gadjah Mada. The writing of this final project aims to identify and analyze the processing of inactive records based on the inactive records management regulations used at Universitas Gadjah Mada. This research is a descriptive qualitative research with a case study approach.

Data collection techniques are carried out by three methods consisting of interviews, observations, and document studies. The interview was conducted in a semi-structured manner through direct interviews with the Head of Asset Administration, Asset Administration Staff, and Part-Time Personnel. Participatory observation methods are carried out to observe and be directly involved in inactive records processing activities. Meanwhile, document studies are carried out by reading and reviewing scientific sources in the form of books, journals, final projects, and regulations relevant to the research carried out.

The result of this research is that the processing of inactive records at the UGM Assets Directorate includes structuring and storing records based on ANRI Regulation Number 9 of 2018 concerning Maintenance of Records and Guidelines for Inactive Records Management at UGM. The processing of inactive records has not run optimally because technical and non-technical problems were found that affect the achievement of inactive records management objectives. It can be concluded that (1) the management of inactive records has not been optimal in terms of costs and human resources, (2) the management of inactive records takes a long time to access, and (3) the management of inactive records has not guaranteed the security and safety because the methods applied do not maintain the records in long term that need to be improved to make the inactive records better preserved.

Kata Kunci : Arsip Dinamis Inaktif, Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif, Panduan Tata Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan UGM (Inactive Records, Inactive Records Processing, Guidelines for Inactive Archive Governance in Universitas Gadjah Mada)