Perlindungan Dan Pengamanan Arsip Kepesertaan Sebagai Arsip Vital di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Yogyakarta

Adinda Afiaty Sabilillah, Indah Novita Sari, S.IIP., M.A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Arsip kepesertaan yang berisi informasi peserta jaminan sosial ini sangat berkaitan dengan hak dan kewajiban peserta untuk mendapat program jaminan sosial ketenagakerjaan. Penciptaan arsip kepesertaan hingga pengelolaannya membuat BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan perlindungan dan pengamanan agar dapat mencegah kehilangan dan kerusakan arsip akibat bencana dari faktor internal maupun eksternalnya. Adanya kehilangan dan kerusakan arsip kepesertaan akan mempengaruhi kegiatan operasional instansi berupa pencairan dana jaminan sosial ketenagakerjaan yang tertunda. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan bentuk perlindungan dan pengamanan arsip kepesertaan yang telah diterapkan oleh instansi dan merekomendasikan suatu strategi yang sesuai.

Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Data yang dikumpulkan berasal dari data primer dan sekunder dengan menggunakan metode observasi non-partisipan, wawancara, dan studi pustaka. Analisis data kualitatif yang digunakan dalam penelitian ini berupa reduksi dengan memilah data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil dari penelitian ini bahwa perlindungan dan pengamanan arsip kepesertaan baik aktif maupun inaktif yang telah diterapkan oleh BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta masih berupa duplikasi serta perlindungan perangkat elektroniknya. Berdasarkan analisis SWOT yang digunakan dalam penelitian ini juga menghasilkan 4 jenis strategi mengenai perlindungan dan pengamanan untuk arsip kepesertaanya baik bagi konvensional dan elektronik yang dapat diterapkan oleh BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta. 

Customer records containing information on social security participants are closely related to the rights and obligations of customer to obtain employment social security programs. The creation of customer records and their management make BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta have the responsibility to carry out protection and security in order to prevent loss and damage to records due to disasters from internal and external factors. The loss and damage of customer records will affect the agency's operational activities in the form of delayed disbursement of employment social security funds. The purpose of this study is to describe the form of protection and security of customer records that have been implemented by the agency and recommend an appropriate strategy.

This research uses descriptive research with a qualitative approach. The data collected came from primary and secondary data using non-participant observation methods, interviews, and literature studies. Qualitative data analysis used in this research is in the form of reduction by sorting data, presenting data, and drawing conclusions.

The results of this study indicate that the protection and security of customer records, both active and inactive, that have been implemented by BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta are still in the form of duplication and protection of electronic devices. Based on the SWOT analysis used in this study, it also produces 4 types of strategies regarding protection and security for customer records for both conventional and electronic that can be applied by BPJS Ketenagakerjaan Yogyakarta.

Kata Kunci : Arsip Kepesertaan, Arsip Vital, Jadwal Retensi Arsip Vital, Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital