ANALISIS KLASIFIKASI ARSIP SEBAGAI ACUAN DALAM PEMBERKASAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Melania Anggraini Hapsari, Faizatush Sholikhah, S. Sos., M. A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek Akhir ini membahas tentang analisis penggunaan klasifikasi arsip sebagai acuan dalam pemberkasan arsip dinamis aktif di lingkungan Perpustakaan Nasional RI. Tujuan dari penulisan Proyek Akhir ini untuk menjelasakan bagaimana penggunaan sebuah acuan klasfisikasi arsip dinamis di Perpustakaan Nasional RI dalam pemberkasan arsip dinamis aktif, serta perbedaannya ketika sebelum dan setelah dilakukan perubahan struktur organisasi pada tahun 2020 di lingkungan Perpustakaan Nasional RI.

Metode penelitian yang diterapkan pada penulisan Proyek Akhir ini yaitu penelitian kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan studi pustaka. Observasi dilakukan dengan peneliti berpartisipasi secara langsung dalam kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Wawancara dilakukan untuk mendukung data yang telah didapatkan oleh peneliti, dengan kategori narasumber Kepala Sub Bagian, Arsiparis Muda, dan Arsiparis Terampil. Sedangkan studi pustaka digunakan sebagai sarana memperkuat data dan analisis peneliti, serta memperdalam teori maupun konsep ilmu kearsipan yang digunakan dalam penulisan Proyek Akhir ini.

Kesimpulan dari Proyek Akhir ini yaitu kegiatan pemberkasan arsip dinamis aktif menggunakan acuan klasifikasi arsip telah terlaksana di masing-masing Unit Pengolah. Namun acuan klasifikasi arsip tersebut tidak mengakomodir seluruh unit yang ada karena perubahan struktur organisasi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia pada tahun 2020 yang menghasilkan beberapa unit organisasi baru maupun hasil pemecahan unit sebelumnya. Perubahan struktur organisasi juga menghasilkan tugas dan fungsi organisasi baru serta menciptakan beberapa arsip yang belum terakomodasi sepenuhnya dalam klasifikasi arsip yang digunakan sebagai acuan.

This Final Project discusses about analysis of the use of Records Classification as a reference in records filing system at the National Library of Indonesia. The purpose of this Final Project is to explain how the use of records classification reference at the National Library of Indonesia in their records filing system, as well as the differences before and after the organizational structure change in 2020 at the National Library of Indonesia.

The research method used in this Final Project is qualitative research with data collection techniques consisting of observation, interviews, and literature studies. Observations were made by researcher directly participating in active records management at the National Library of Indonesia. Interviews were conducted to support the data that had been obtained by researcher, with the resource person categories of Head of Subdivision, Arsiparis Muda, and Arsiparis Terampil. While the literature study was used as a means of strengthening the data and analysis of researcher, as well as deepening the theory and concept of archival science used in this Final Project.

The conclusion of this Final Project is that the activity of records filing using records classification has been carried out in each Central File. However, the records classification reference does not accommodate all existing units due to changes in the organizational structure of the National Library of Indonesia in 2020 which resulted in several new organizational units and the results of splitting the previous unit. Changes in the organizational structure also resulted in new organizational tasks and functions and created several records that have not been fully accommodated in the records classification used as a reference.

Kata Kunci : Arsip Dinamis Aktif, Klasifikasi Arsip, Pemberkasan