Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif Pegawai di Unit Sumber Daya Manusia Daerah Operasi 7 PT Kereta Api Indonesia

Artis Nava Kartini, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini membahas tentang penggunaan dan pemeliharaan arsip dinamis aktif pegawai di unit Sumber Daya Manusia Daerah Operasi 7 PT Kereta Api Indonesia. Tujuan dari penelitian ini guna menjelaskan tentang bagaimana penggunaan dan pemeliharaan arsip dinamis aktif pegawai daerah operasi 7 dengan menggunakan analisis milik Patricia C Franks yang didalamnya terkandung instrumen penting yang terdiri dari kontrol akses, penyimpanan, dan temu balik arsip.

Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Cara pengumpulan data meliputi pengamatan partisipatif, observasi dilakukan dengan peneliti berpartisipasi secara langsung dalam kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif di unit  Sumber Daya Manusia. Wawancara dengan dua narasumber melalui komunikasi dua arah antara penulis dan narasumber. Studi literatur melaluli beberapa jurnal dan buku.

Hasil penelitian ini adalah unit SDM telah melaksanakan dengan cukup baik dan sesuai dengan Keputusan Direksi PT KAI KEP.U/KD.101/IX/1/KA-2016 tentang Pedoman Kearsipan dengan tahapan penggunaan dan pemeliharaan arsip meskipun masih diperlukan adanya perbaikan pada sarana prasarana dan penomoran arsip pegawai. Hal tersebut bertujuan agar pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan lebih optimal. Penelitian ini memberikan saran untuk meningkatkan kualitas sarana prasarana guna menunjang pemeliharaan arsip dengan cara melakukan pemeliharaan inventaris kantor.

The final project will focus on the use and maintenance of employee records at Human Resources Unit Operational Area 7 of PT Kereta Api Indonesia. The purpose of this study is to explain how use and maintenance employee records at human resources operational area 7 using Patricia C Franks' analysis which contains important instruments, consisting of control access, storage, and retrieval.

This research is a qualitative research using a case study method. Data collection techniques include participatory observation. Observations were made by researcher directly participating in active records management at human resources. Interviews with two informants through two-way communication between the author and the informants. Literature studies through several journals and books.

The results of this study are that the human resources unit has carried out quite well and in accordance with the Decree of the Board of Directors of PT KAI KEP.U/KD.101/IX/1/KA-2016 concerning Archival Guidelines with the stages of using and maintaining archives even though improvements are still needed in infrastructure and numbering of employee files. Thies aims to make archive management more optimally. This study provides suggestions for improving the quality of infrastructure to support archive maintenance by maintaining office inventory.

Kata Kunci : Arsip Dinamis Aktif, Penggunaan dan Pemeliharaan, Pegawai.