Peran Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) pada Layanan Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo

RIFDAH NUR AFIFAH BUDIONO, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Dalam menghadapi tantangan perkembangan teknologi, maka Lembaga Kearsipan Daerah melakukan upaya transformasi digital pada layanan arsip statis menggunakan SIKN. Sehingga tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis peran Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) pada layanan arsip statis yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Sidoarjo dengan menggunakan konsepsi model empat tahapan e-government Layne dan Lee.

Metode penelitian yang digunakan dalam proyek akhir ini adalah kualitatif dengan pendekatan deskriptif analisis yang terdiri dan observasi partisipan, wawancara, dan studi dokumen. Data dianalisis menggunakan analisis data kualitatif yang mencakup proses pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, penarikan kesimpulan, dan verifikasi hingga keabsahan data.

Hasil dari penelitian pada proyek akhir ini bahwa SIKN Kab. Sidoarjo pada tahun 2023 berada pada level 4 berdasarkan konsepsi model empat tahapan e-government Layne dan Lee yakni tahap integrasi horizontal.  Pada tahap 1, SIKN Kab. Sidoarjo telah menampilkan informasi yang dapat diakses oleh pengguna arsip melalui website SIKN Kab. Sidoarjo. Pada tahap 2, SIKN Kab. Sidoarjo memberikan layanan transaksi kepada pengguna berupa penggunaan arsip statis yang telah diunggah pada SIKN Kab. Sidoarjo. Pada tahap 3, SIKN telah terintegrasi dengan JIKN sehingga pengguna arsip statis dapat mengetahui arsip statis yang diunggah pada SIKN diseluruh Kabupaten di Indonesia melalui JIKN. Arsip statis yang telah diunggah pada SIKN Kab. Sidoarjo dapat digunakan oleh pengguna arsip sebagai sumber referensi pengetahuan. Pada tahap 4, SIKN telah terintegrasi dengan layanan yang berbeda yakni layanan informasi arsip dinamis dan arsip statis. SIKN Kab. Sidoarjo sudah berperan dalam kegiatan layanan akses arsip statis namun masih belum maksimal. Terdapat beberapa kendala yang dihadapi diantaranya terbatasnya sumber daya manusia, belum terakomodir aplikasi untuk autentikasi arsip statis hasil alih media, terjadinya gangguan server pada SIKN Kab. Sidoarjo.

Facing the increase of technology advance, the Regional Archival Institution carrying out digital transformation efforts for archival reference services using SIKN. The purpose of this research is to analyze the role of the Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) for archival reference services in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo using Layne and Lee's four-stage e-government model conception.

The research method used in this final project is qualitative with a descriptive analysis approach consisting of participant observation, interviews, and document studies. Data were analyzed using qualitative data analysis which included the process of data collection, data reduction, data presentation, drawing conclusions, and verification to data validity.

The results of the research in this final project are that SIKN Kab. Sidoarjo in 2023 at level 4 based on the conception of Layne and Lee's four-stage e-government model, namely the horizontal integration stage. In stage 1, SIKN Kab. Sidoarjo has displayed information that can be accessed by archive users via SIKN Kab. Sidoarjo website. In stage 2, SIKN Kab. Sidoarjo provides transaction services to users in the form of using archives that have been uploaded to SIKN Kab. Sidoarjo. In stage 3, SIKN has been integrated with JIKN, so that archive users can find archives that has been uploaded to SIKN in Indonesia through JIKN. Archive that has been uploaded to SIKN Kab. Sidoarjo can be used by archive users as a source of knowledge reference. In stage 4, SIKN has been integrated with different services, namely record and archival information services. SIKN Kab. Sidoarjo has played a role in archival reference service activities but is still not optimal. There are several obstacles encountered including limited human resources, applications not yet accommodated for authentication of archives resulting from media transfer, server disruption at SIKN Kab. Sidoarjo.

Kata Kunci : Sistem Informasi Kearsipan, SIKN, Layanan Arsip Statis