Penataan Dokumen Register Akta Kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan

IVA NUR FADHILAH, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Diantara beberapa jenis pelayanan pencatatan kependudukan yang diselenggarakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan adalah proses pencatatan kelahiran. Bukti dari proses pencatatan kelahiran yaitu dokumen register akta kelahiran dan berkas permohonan pencatatan akta kelahiran. Dokumen register akta kelahiran frekuensi penggunaannya tinggi dan sering dicari untuk digunakan sebagai dasar penerbitan kutipan kedua akta kelahiran. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis penataan dokumen register akta kelahiran.

Dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif analisis. Penelitian ini menggunakan observasi, wawancara dan studi Pustaka. Data yang sudah didapatkan kemudian dianalisis dengan cara reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasi.

Kesimpulan penelitian ini yakni model sistem register yang dipakai untuk menyimpan dokumen register akta kelahiran mempermudah proses penemuan register akta kelahiran yang dibutuhkan sebab buku register akta kelahiran disimpan secara kronologis. Prosedur penataan dokumen register akta yaitu: pertama, pengumpulan dokumen register akta kelahiran dari operator SIAK. Kedua, penjilidan dokumen register akta oleh Purwa Aksara. Ketiga, Pemilahan dokumen register akta berdasarkan jenisnya. Keempat, pemberian nomor urut dan label pada buku register. Kelima, penataan buku register akta pada roll o pack atau rak statis. Keenam, pembuatan daftar arsip register akta.

Birth registration is a type of population document service that contributes to many records kept by Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan. The birth certificate register is one of the results records from the birth registration service process. Birth certificate register is a vital record that has a high frequency of use and is often sought again to serve as the basis for ‘kutipan kedua’ birth certificate. This study aims to analyze birth certificate registers filing system in Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Grobogan 

This study uses a qualitative descriptive analysis approach. The research employed observation, interviews, and literature study. The data analyzed through the process of data reduction, data display, and drawing conclusions and verification.

This study concludes that the registry system model used to store birth certificate register records facilitates the process of finding the required birth certificate register because the birth certificate register book is stored chronologically. The procedures for keeping the certificate register records are: first, collecting the birth certificate register records from operator SIAK. Second, the binding of the birth certificate register by Purwa Aksara. Third, sorting the register records based on its type. Fourth, the provision of serial numbers and labels in the register book. Fifth, arrangement of birth certificate register records on roll o pack or shelf. Sixth, make a list of register records.

Kata Kunci : Dokumen register Akta Kelahiran, Sistem Register / Birth Certificate Register Records, Registry System