Analisis Prosedur Pengawasan Kearsipan Internal di Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam (BP Batam)

Dinda Raihanni, Titi Susanti, S.S., M.P.A

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini berfokus pada pemahaman dan analisis terhadap prosedur pengawasan kearsipan internal di BP Batam. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menjelaskan prosedur pengawasan kearsipan internal yang dilakukan di BP Batam dan sejauh mana kesesuaian prosedur tersebut dengan Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Selain itu, penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan internal di BP Batam serta untuk menjelaskan hasil tindak lanjut dari pelaksanaan pengawasan tersebut.

 Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Data dikumpulkan dengan berbagai teknik, yaitu observasi partisipatif, wawancara dengan lima informan yang merupakan anggota dari tim pengawas kearsipan internal sehingga mampu memberikan informasi yang lengkap mengenai prosedur pengawasan kearsipan internal di BP Batam. Teknik analisis data dalam penelitian ini melibatkan tahapan reduksi data untuk menyederhanakan data, penyajian data melalui teks, tabel dan grafik, serta penarikan kesimpulan berdasarkan verifikasi data yang telah dianalisis sebelumnya.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa prosedur pengawasan kearsipan internal di BP Batam mencakup prosedur yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan. Prosedur yang ditetapkan oleh BP Batam tersebut sesuai dengan prosedur pengawasan kearsipan internal yang ditetapkan oleh Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019. Namun, dalam pelaksanaannya terdapat beberapa kendala yang dihadapi, seperti kurangnya sumber daya manusia yang memadai di bidang kearsipan, kurangnya keterampilan khusus petugas kearsipan, dan kurangnya koordinasi antar unit pengolah di BP Batam. Hasil tindak lanjut dari pengawasan kearsipan internal ini disajikan dalam bentuk laporan yang mencakup kondisi faktual permasalahan pengelolaan arsip dan rekomendasi perbaikan. 

This final project focuses on understanding and analyzing the internal archival supervision procedures at BP Batam. The objective of this research is to explain the internal archival supervision procedures conducted at BP Batam and assess the extent to which these procedures complies with Regulation No. 6 of 2019 from the National Archives of Indonesia (ANRI) concerning Archival Supervision. Additionally, the research aims to identify challenges faced in the implementation of internal archival supervision at BP Batam and elaborate on the follow-up results of the supervision implementation.

This research adopts a qualitative approach with a descriptive method. Data is collected using various techniques, including participatory observation, Interview with five informants who are members of the internal records supervision team to gather comprehensive information about the internal records supervision procedures at BP Batam, and analysis of documents related to the internal archive supervision procedures at BP Batam. The data analysis technique involves data reduction for data simplification, presentation of data through texts, tables, and graphs, and finally drawing conclusions based on the previously analyzed data verification.

The results of this research indicate that the internal archival supervision procedures at BP Batam encompass stages of planning, execution, and reporting. These procedures established by BP Batam are in accordance with the internal archive supervision procedures set by Regulation No. 6 of 2019 from ANRI. However, in their implementation, several challenges are encountered, such as a lack of adequate human resources in the archival field, insufficient specialized skills among archive personnel, and insufficient coordination among processing units at BP Batam. The follow-up actions resulting from internal archival supervision are presented in the form of a report that includes factual conditions of archival management issues and recommendations for improvement.

Kata Kunci : Pengawasan Kearsipan Internal, Prosedur Pelaksanaan, Pengarsipan