Google Drive sebagai Media Penyimpanan Arsip Digital PT RWE Bhinda

Radya Cintana Sevani Teddy, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini akan membahas tentang Google Drive sebagai media yang digunakan oleh PT RWE Bhinda untuk menyimpan arsip digital perusahaan. Tujuan dari penulisan proyek akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana management file arsip digital menggunakan media Google Drive di PT RWE Bhinda Yogyakarta dan dianalisis berdasarkan empat pilar kearsipan yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan studi literatur. Metode observasi dilakukan dengan mengamati dan berpartisipasi secara langsung dalam kegiatan perkantorannya. Wawancara dijalankan dengan melibatkan interaksi komunikasi dua arah antara penulis dengan narasumber. Studi literatur adalah pengumpulan informasi melalui dokumen tertulis, foto, dan dokumen elektronik yang dimanfaatkan untuk mendukung proses penulisan.

Hasil dari proyek akhir ini dapat disimpulkan bahwa google drive sebagai media penyimpanan arsip digital di PT RWE Bhinda Yogyakarta sudah cukup efektif, meskipun dalam prosesnya ditemukan kekurangan dan kendala seperti tidak adanya aturan atau pedoman perusahaan yang mengatur secara spesifik tentang kegiatan kearsipannya. Sarana dan prasarana yang digunakan dalam kegiatan penyimpanan arsip menggunakan media penyimpanan google drive di PT. RWE Bhinda Yogyakarta adalah komputer dan laptop, hardisk eksternal, flashdisk, stabilizer, alat printer, dan alat tulis kantor. Kendala yang dihadapi dalam kegiatan ini adalah tidak adanya peraturan yang mengatur tentang kearsipan di perusahaan dan kurangnya monitoring dan evaluasi dalam implementasi penyimpanan arsip pada aplikasi google drive.

This final project will discuss Google Drive as a media for digital record keeping PT RWE Bhinda. The purpose of this research is to understand how management file on digital record using Google Drive at PT RWE Bhinda Yogyakarta when it is linked to the four archival pillars, namely Official Document Management, Archive Classification, Archive Retention Schedule, and Archive Access and Security Data Classification System.

Data collection methods used on this final project are observation, interviews, and literature studies. The observation method is carried out by observing and participating directly in the office activities. Interviews are conducted by involving a two-way communication interaction between the writer and the interviewee. Literature reviews is a method of gathering information through written documents, photographs, and electronic documents that are utilized to support the writing process.

The result of this final project can be concluded thath the google drive as a media for digital record keeping at PT RWE Bhinda Yogyakarta, although in the process there are still deficiencies found such ad the absence of rules or guidelines that specifically regulate about archive. The facilitis and infrastructure used in archiving activities using Google Drive storage media at PT RWE Bhinda are computers and laptops, external hard drives, flash disk, stabilizer, printer equipment, and office stationery. The obstacles encountered in this activity were the absence of regulations governing filing in the coompany and the lack of moonitoring and evaluation in the implementation of archive storage on the Google Drive application.

Kata Kunci : Google Drive, Penyimpanan Arsip Digital, Empat Pilar Kearsipan