Satuan Tugas Arsip Kota Yogyakarta (SAGITA) sebagai Inovasi Program Pendampingan Penataan Arsip Dinamis oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta

Ichsannur Farizki Syahri, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

        Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta selaku lembaga kearsipan daerah di Pemerintah Kota Yogyakarta mempunyai program pendampingan penataan arsip dinamis bernama Satuan Tugas Arsip Kota Yogyakarta (SAGITA). Pendampingan dilakukan untuk meningkatkan kualitas pelaksanaan penataan arsip dinamis di OPD pencipta arsip. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk menjelaskan bentuk pelaksanaan Program SAGITA, manfaat yang didapatkan, kendala yang dihadapi, dan keberlanjutan praktik penataan arsip setelah pelaksanaan pendampingan.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dan menggunakan teorisasi induktif. Unit analisis dalam penelitian ini adalah program pendampingan oleh DPK Kota Yogyakarta. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara, dan studi pustaka. Observasi dilakukan dengan terlibat langsung dalam pelaksanaan pendampingan. Wawancara dilakukan dengan narasumber dari DPK Kota Yogyakarta dan organisasi yang menjadi lokasi pelaksanaan program dalam tiga tahun terakhir. Studi pustaka dilakukan dengan menelusuri referensi dari buku, jurnal, peraturan, dan sumber internet. Data kemudian diolah untuk selanjutnya disimpulkan sebagai hasil penelitian.

Kesimpulan dari penelitian ini adalah pendampingan penataan arsip dinamis yang dilakukan oleh DPK Kota Yogyakarta melalui Program SAGITA merupakan salah satu bentuk inovasi tugas pembinaan kearsipan selaku lembaga kearsipan daerah. Tahapan Program SAGITA meliputi rapat koordinasi dan pembentukan tim, survei, entry meeting, pendampingan, serta close meeting. Manfaat pelaksanaan program tersebut yaitu meningkatnya pengetahuan, keterampilan, dan kualitas penataan arsip dinamis, serta meningkatnya pemahaman atas pentingnya arsip bagi organisasi. Kendala yang dihadapi yaitu keterbatasan pengetahuan dan waktu luang SDM, kurangnya dukungan pimpinan dan keterbatasan sarana prasarana di lokasi. Setelah pelaksanaan program, DPK Kota Yogyakarta tetap proaktif memberikan pengawasan terhadap keberlanjutan praktik penataan arsip dinamis

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta as the regional archival institution in the Yogyakarta City Government has a records arrangement assistance program called the Satuan Tugas Arsip Kota Yogyakarta (SAGITA). The assistance program is carried out to improve the quality of the records arrangement in the government organizations. Therefore, this research was conducted to explain the form of implementation of the SAGITA Program, the benefits obtained, the constraints faced, and the sustainability of records arrangement practices after the program was done.

This research uses a descriptive qualitative approach and uses inductive theorization. The unit of analysis in this study is the assistance program by DPK Kota Yogyakarta. Data collection methods used are observation, interviews, and literature study. Observations are carried out by being directly involved in the implementation of assistance program. Interviews were conducted with informants from DPK Kota Yogyakarta and organizations that have been the location of the program in the last three years. Literature study is carried out by tracing references from books, journals, regulations, and internet sources. The data is then processed to be concluded as a research result.

The conclusion of this research is that the assistance for the records arrangement carried out by the DPK Kota Yogyakarta through the SAGITA Program is one form of innovation in the task of archival development as a regional archival institution. SAGITA Program stages include coordination meetings and team building, surveys, entry meeting, assistance, and close meeting. The benefits of this program are increasing knowledge, skills, and quality of records arrangement, as well as increasing understanding of the importance of records for organizations. The obstacles faced were the limited knowledge and free time of human resources, the lack of top leaders support and the limited infrastructure at the location. After the implementation of the program, DPK Yogyakarta continued to be proactive in providing oversight of the sustainability of records arrangement practices.

Kata Kunci : program pendampingan, arsip dinamis, penataan arsip dinamis