Implementasi Aplikasi Kinarya untuk Pengawasan Kearsipan Internal di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta

Novita Yuni Priatini, Faizatush Sholikhah,S.Sos.,MA

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek Akhir ini membahas mengenai implementasi “aplikasi Kinarya” untuk pengawasan kearsipan internal di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Penelitian ini disusun dan dibuat bertujuan untuk memahami implementasi “aplikasi Kinarya” dalam pengawasan kearsipan internal di DPAD DIY, pemanfaatan “aplikasi Kinarya”, serta permasalahan atau kendala dalam implemntasi aplikasi tersebut.

Metode penelitian yang digunakan pada proyek akhir ini yaitu kualitatif deskriptif yang pengumpulan datanya dilakukan melalui tiga metode yaitu studi pustaka, wawancara, serta observasi. Wawancara dilaksanakan melalui wawancara mendalam dengan informan. Observasi dilakukan melalui observasi nonpartisipatif dengan menelusuri aplikasi yang digunakan untuk pengawasan kearsipan di DIY yaitu “Kinarya”.  Studi pustaka dengan mencari referensi relevan untuk memperkuat pendapat dan memperdalam teori mengenai ilmu sistem informasi dan ilmu mengenai pengawasan kearsipan untuk penelitin ini.

Hasil dari proyek akhir ini yaitu “aplikasi Kinarya” diimplementasikan pada kegiatan pengawasan kearsipan internal di DPAD DIY. Pemanfaatan “aplikasi Kinarya” yaitu dapat digunakan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan pengawasan kearsipan internal, memberikan kemudahan pada pelaksanaan kegiatan tersebut, serta menjadi sarana transparansi kepada publik. Namun, ditemukan adanya hambatan pada implementasi “aplikasi Kinarya” yaitu pada versi lamanya yang sering mengalami kegagalan upload serta versi baru dari aplikasi ini yang masih membutuhkan adanya adaptasi pada penggunanya. 

This Final Project discusses implementing the “Kinarya application” for internal archival supervision at Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. This research was compiled and made with the aim of understanding the implementation of the "Kinarya application" in internal archival supervision at DPAD DIY, the use of the "Kinarya application", and the problems or obstacles in implementing this application.

The research method used in this final project is descriptive qualitative where data collection is carried out through three methods, namely literature study, interviews, and observation. Interviews were carried out through in-depth interviews with informants. Observations were made through non-participatory observation by tracing the application used for archival supervision in DIY, namely “Kinarya”. The literature study to find suitable references to strengthen opinions and deepen the theory of information systems science and science of archival supervision for this research.

The result of this final project is the "Kinarya application" implemented in internal archival supervision activities at DPAD DIY. The utilization of "Kinarya application" is that it can be used to increase the effectiveness and efficiency of internal archival supervision activities, provide convenience in the implementation of these activities, and become a means of transparency to the public. However, there were obstacles found in the implementation of the "Kinarya application", which was the old version which often experienced upload failures and the new version of this application which still needed adaptation for its users.

Kata Kunci : Aplikasi Kinarya, Pengawasan Kearsipan Internal, Sistem Informasi