Pengembangan Repositori Dokumen Digital Akreditasi Program Studi

Harry Krisna Darmawan, Prof. Ir. P. Insap Santosa, M.Sc., Ph.D., IPU.;Dr. Ir. Rudy Hartanto, M.T., IPM.

2023 | Skripsi | TEKNOLOGI INFORMASI

Setiap perguruan tinggi dan program studi yang ada di dalamnya memiliki akreditasi yang wajib diperhatikan untuk dapat melanjutkan proses operasi di dalamnya. Dalam proses pengajuan akreditasi tersebut, BAN-PT telah mempersyaratkan beberapa jenis dokumen yang untuk dipenuhi oleh perguruan tinggi. Namun pada kenyataannya, pengurus akreditasi program studi mengalami kesulitan terkait persiapan dokumen-dokumen tersebut karena tidak memiliki sistem repositori terpusat, melainkan masih menggunakan penyimpanan dokumen dan arsip fisik.

Dalam tugas akhir ini dibuat sistem repositori umum berbasis web yang dapat digunakan oleh perguruan tinggi manapun untuk menyimpan arsip atau dokumen-dokumen yang berkaitan dengan persyaratan akreditasi program studi. Fungsi utama sistem ini adalah untuk menyimpan arsip agar tetap rapi dan tidak hilang seiring berjalannya waktu. Sistem ini dibuka untuk umum dengan fitur sedemikian rupa sehingga pengurus arsip perguruan tinggi dapat langsung menggunakannya tanpa melakukan pengaturan yang rumit.

Sistem informasi berbasis web ini dikembangkan dengan metodologi Agile dan framework yang digunakan adalah NextJS (dengan bahasa JavaScript) untuk mengembangkan front-end dan back-end. Sistem tersebut dipasang pada server Ubuntu dengan layanan basis data MongoDB.

Fitur utama sistem informasi ini adalah sebagai berikut: mengunggah dokumen mengenai keperluan akreditasi, menampilkan metadata dari setiap dokumen yang tersimpan, menambahkan kategori dokumen, melakukan pencarian dokumen, melakukan penyortiran dokumen, serta mengunduh dokumen yang tersimpan. Sistem informasi ini diuji dengan metode black-box yaitu pengujian dengan menjalankan semua fitur yang ada pada sistem dan juga usability testing untuk mengukur kebergunaan sistem. Hasil yang didapatkan dalam usability testing menunjukkan tingkat kepuasan pengguna adalah 88.75%. Diharapkan dengan fitur-fitur ini, pengguna yang merupakan pengurus arsip perguruan tinggi dapat terbantu dalam menyimpan arsip dan dokumen.

Each university and department have important accreditation in order to keep the operation process within it. The accreditation process need some kind of document specified by National Accreditation Organization. However, university accreditation managers get troubled in order to fulfill all required documents caused by the lack of centralized repository system, and still using traditional archive repository.

With this thesis, web-based repository system will be developed so it can be used by every university to manage their documents related to accreditation requirements. The aim of this system is to store archives neatly and avoid from losing documents in the future. This system will be deployed globally with some features that every archive manager in universities can use it without advanced configurations.

This web-based information system is developed with Agile method. In addition, the framework that is used to develop this system is NextJS framework (with JavaScript language) to build front-end and back-end part. This system will be deployed in Ubuntu server with MongoDB as database service.

Some features that will be developed are : upload documents related to accreditation requirements, show documents metadata, add document categories, search stored documents, sort documents, and download stored documents. This system will be tested with black-box method in which all features will be tested from front-end side and also usability testing to measure the usefulness of this system. The usability testing result shows that this system gets 88.75% of user satisfication. With these features, all archives manager in universities could be helped to manage their archives and documents.

Kata Kunci : Information System,University,Web,Repository,Archive