DIGITISASI KHAZANAH ARSIP STATIS SEBAGAI PERINTIS PRESERVASI DIGITAL DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

HIZKIA RISKY I, Titi Susanti, S.S., M.P.A.

2022 | Tugas Akhir | D4 PENGELOLAAN ARSIP DAN REKAMAN INFORMASI

Proyek akhir ini menjelaskan mengenai keterkaitan antara proses digitisasi arsip statis dan preservasi digital. Digitisasi yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta merupakan tindakan pelestarian yang ditujukan untuk menyelamatkan fisik arsip asli dengan cara mengurangi intensitas interaksi fisik arsip dengan menyediakan salinan arsip dalam bentuk digital. Sama halnya seperti arsip fisik, arsip elektronik juga memerlukan tindakan pelestarian terutama bagi arsip elektronik yang terlahir melalui proses digitisasi. Arsip-arsip tersebut perlu dijamin ketersediaan aksesnya dalam jangka waktu yang panjang untuk memastikan proses pelestarian dan pelayanan yang dilakukan terhadap arsip asli berjalan dengan efektif dan efisien. Penelitian yang dilakukan dalam penulisan proyek akhir ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis deskriptif. metode yang dipergunakan untuk mengumpulkan data yakni metode observasi, wawancara, dan studi pustaka. metode observasi dilakukan dengan melakukan peninjauan dan pengamatan secara langsung di lapangan terkait dengan topik yang diteliti. pada metode wawancara dilakukan melalui proses tanya jawab untuk menggali informasi yang berkaitan dengan proses digitisasi arsip dan preservasi digital yang dilakukan, dan metode studi pustaka yang dilakukan untuk memperkuat argumentasi yang dibangun melalui penelusuran literatur sebagai referensi berkaitan dengan preservasi digital arsip. Kesimpulan dari penelitian ini adalah proses digitisasi yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta terhadap arsip statis bentuk tekstual memberikan pengaruh terhadap proses preservasi digital melalui penentuan dan standarisasi format pada proses penciptaan arsip elektronik. Selain itu terdapat upaya lain yang dilakukan seperti praktik penyimpanan dan penanganan media simpan fisik elektronik, upaya pelestarian terhadap perangkat keras dan perangkat lunak, upaya replikasi, serta upaya migrasi.

This final project describes the relationship between the digitization of archives and digital preservation. Digitization, carried out by Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Special Region of Yogyakarta is a conservation measure aimed at preserving the original physical archives by reducing the intensity of physical interaction with archives by providing archive copies in digital form. Just like physical archives, electronic archives also require preservation measures, especially for those that were born through the process of digitization. These archives must have long-term access to ensure that the preservation process and services performed on the original materials run effectively and efficiently. The research conducted in writing this final project uses a qualitative approach with a descriptive type. The method used to collect data is the method of observation, interviews, and literature study. The observation method is carried out by conducting direct observations and observations in the field related to the topic under study. The interview method is conducted through a question-and-answer process to explore information related to the process of digitization and digital preservation, and the literature study method is carried out to strengthen the arguments built through literature searches as references relating to archive digital preservation. This study concludes that the digitization process carried out by Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Special Region of Yogyakarta for textual archives influences the digital preservation process through the determination and standardization of formats in the process of creating electronic archives. Additionally, other efforts are made, such as storage and handling practices for physical storage media, preserving hardware and software, replication, and migration.

Kata Kunci : Arsip Statis, Digitisasi Arsip, Preservasi Digital