Gerakan Cinta Arsip Keluarga (Genta Siaga) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman: Program Sosialisasi Penataan Arsip Keluarga

SALMA DILSANI SABITA, Titi Susanti, S.S., MPA

2022 | Tugas Akhir | D4 PENGELOLAAN ARSIP DAN REKAMAN INFORMASI

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman (DPK Kab. Sleman) selaku organisasi yang bertanggungjawab atas penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten Sleman memiliki program sosialisasi penataan arsip keluarga bernama Genta Siaga. Sosialisasi tersebut dilakukan untuk meningkatkan kesadaran Masyarakat Sleman terhadap penataan arsip keluaga. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk menjelaskan teknis pelaksanaan sosialisasi Genta Siaga, manfaat yang diperoleh masyarakat setelah mengikuti sosialisasi ini, dan kendala yang dihadapi. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif, dengan menggunakan teorisasi induktif. Unit analisis dalam proyek akhir ini adalah program sosialisasi dari DPK Kab. Sleman. Metode yang digunakan dalam mengumpulkan data yaitu observasi, wawancara, dan studi pustaka. Studi pustaka dilakukan dengan membaca dan memahami referensi yang meliputi buku, pedoman, jurnal, dan sumber internet mengenai sosialisasi penataan arsip keluarga. Observasi dilakukan dengan mengamati objek yang diteliti dan tidak terlibat secara langsung. Sedangkan wawancara dilakukan dengan narasumber yang berasal dari DPK Kab. Sleman dan desa. Data yang diperoleh kemudian diolah menjadi informasi sehingga mendapatkan kesimpulan dari hasil penelitian. Simpulan yang didapatkan dari penelitian ini adalah sosialisasi penataan arsip keluarga (Genta Siaga) dilakukan oleh DPK Kab. Sleman merupakan salah satu bentuk pembinaan kearsipan kepada masyarakat. Tahapan pelaksanaan sosialisasi Genta Siaga meliputi rapat internal, rapat desa, pembentukan kader, sosialisasi dengan kader, sosialisasi dengan masyarakat, dan evaluasi. Masyarakat desa yang telah mengikuti kegiatan tersebut pun mendapatkan manfaat dalam menata arsip keluarga, yaitu penataan arsip keluarga yang lebih baik, arsip keluarga lebih aman, dan munculnya kesadaran masyarakat terhadap kesiapsiagaan bencana. Akan tetapi, masih terdapat kendala yang dihadapi, diantaranya sulit menyesuaikan waktu masyarakat desa, masyarakat memiliki keterbatasan aksara, kondisi arsip yang sudah rusak, keterbatasan anggaran dari DPK Sleman dan pemerintah desa, belum ada sosialisasi lanjutan, dan masyarakat belum terbiasa menata arsip keluarga.

The Library and Archives Office of Sleman District (DPK Kab. Sleman) as the organization responsible for archiving in Sleman Regency has a family records arrangement socialization program called Genta Siaga. The socialization is carried out to increase Sleman people’s awareness of the arrangement of family records. This is because Sleman Regency itself is one of the disaster-prone areas. Therefore, this research was conducted to find out the technical implementation of the Genta Siaga socialization, the benefits obtained by the community after participating in this socialization, and the obstacles faced. The research approach in this final project uses a descriptive qualitative research approach, and uses inductive theorization. The unit of analysis in this final project is the outreach program from DPK Kab. Sleman. The methods used in collecting data are observation, interview, and literature study. Literature studies conducted by reading and understanding references which include books, guidelines, journals, and internet sources regarding the socialization of family records arrangement. Observation is done by observing the object under study and not directly involved. Meanwhile, interviews were conducted with resource persons from DPK Kab. Sleman and the village. The data obtained is then processed into information so as to get conclusions from the results. The conclusion obtained from this research is that the socialization of family records arrangement (Genta Siaga) is carried out by DPK Sleman Regency as a form of archival guidance to the community through socialization. The stages of implementing the socialization of Genta Siaga itself include internal meetings, village meetings, cadre formation, socialization with cadres, socialization with the community, and evaluation. The villagers who have participated in the activity also get benefits in organizing family records, namely better arrangement of family records, safer family records, and the emergence of public awareness of disaster preparedness. However, there are still obstacles faced, including difficulties in adjusting the time of the villagers, the community has limited literacy, the condition of the records has been damaged, the limited budget of DPK Sleman and the village government, there has been no further socialization, and the community is not accustomed to organizing family records.

Kata Kunci : sosialisasi kearsipan, arsip keluarga, penataan arsip keluarga